Общие правила составления правового договора

5.18. Отметка о поступлении документа в организации

В документообороте
Общества
в соответствии с особенностями
технологической обработки выделяются
документопотоки: поступающая документация
(входящая); отправляемая документация
(исходящая); внутренняя документация.

    1. Прием и первичная обработка поступающих документов

      1. Порядок
        обработки
        поступающих
        документов:

  • проверка правильности
    адресования поступающих документов,
    правильности доставки и комплектности
    документов;

  • сортировка документов
    на подлежащие и неподлежащие регистрации;

  • выделение документов,
    адресованных в структурные подразделения;

  • сроки обработки
    документов и передачи их на участок
    регистрации или в структурные
    подразделения в случае поступления
    документов в нерабочее время;

    1. Предварительное рассмотрение документов

      1. Инструкцией по
        делопроизводству предусматриваться
        проведение службой делопроизводства
        предварительного рассмотрения
        документов в целях выделения из всего
        массива поступившей документации,
        требующей обязательного рассмотрения
        руководством Общества.

      2. Документы,
        поступившие в Общество
        по вопросам, не требующим рассмотрения
        руководством, направляются службой
        делопроизводства непосредственно в
        структурные подразделения Общества.

      1. Основанием для
        принятия решения в ходе предварительного
        рассмотрения является содержание
        документа, а не адресование документа
        соответствующему должностному лицу
        Общества.

      2. Результатом
        предварительного рассмотрения должно
        быть направление документа на вынесение
        руководителем Общества
        или лицом его замещающим резолюции
        (поручения (указания) по исполнению
        документа) в соответствии с распределением
        обязанностей между руководителем,
        его заместителями.

5.18.1. Отметка о поступлении
документа содержит очередной порядковый
номер и дату поступления документа (при
необходимости – часы и минуты).

5.18.2. Отметку о получении
располагают на нижнем поле документа.

5.19. Идентификатор электронной
копии документа

5.19.1. Идентификатором
электронной копии документа является
отметка (колонтитул), проставляемая в
левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая дату и другие
установленные поисковые данные.
Применяется при использовании электронной
почты.

6. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов

6.1. Распорядительные документы

6.6.1.1. Проекты распорядительных документов
готовятся структурными подразделениями
по поручению Генерального директора
Общества или по собственной инициативе.

6.6.1.2. Срок согласования проектов
распорядительных документов конкретными
должностными лицами составляет не более
2 (двух) рабочих дней.

Общие правила составления правового договора

6.2. Приказы по организации

6.6.2.1.
Для
издания приказа, иного распорядительного
документа, работник Общества, инициирующий
процесс издания указанного документа,
после устного согласования условий
приказа с Генеральным директором,
представляет на рассмотрение Генерального
директора предложения по издаваемому
приказу в письменной форме.

6.6.2.2.
Все
приказы в Обществе подготавливаютсяСекретарем.

6.6.2.3. Распорядительная
часть делится на пункты, если исполнение
приказа предполагает несколько
исполнителей и выполнение различных
по характеру действий. Действия одного
характера
исполнителя перечисляются в одном
пункте. Пункты, которые “включают
управленческие
действия, носящие распорядительный
характер, начинаются с глагола в
неопределенной
форме.

6.6.2.4. В том случае,
если задание или действие предполагает
конкретного исполнителя, соответствующий
пункт приказа начинается с указания
должности и фамилии исполнителя (инициалы
в тексте ставятся после фамилии) в
дательном падеже. В качестве исполнителей
могут быть
указаны организации или структурные
подразделения.

  1. Начальнику
    Управления международных операций
    Котову А.Д. подготовить проект инструкции
    для клиентов банка об организации
    работы по осуществлению валютного
    контроля;

2. Начальнику
юридического отдела Мельникову
С.Г. предоставить Управлению
международных операций необходимые
нормативно-методические документы.

Общие правила составления правового договора

6.6.2.5. Указание срока исполнения дается
отдельной строкой и оформляется”
тремя парами арабских
цифр.

П р и м е р: Срок
исполнения – 15.03.2013 г.

6.6.2.6. В последнем
пункте распорядительной части указывают
конкретных лиц, на которых возлагается
контроль за исполнением распорядительных
документов.

П р и м е р:
3. Контроль
за исполнением приказа возложить на
заместителя директора Сергеева О.Л.

3.
Контроль за исполнением приказа оставляю
за собой.

6.6.2.7.
При
подготовке проектов приказов (распоряжений)
работникам Общества следует
руководствоваться следующими правилами:

  • Приказ
    – это нормативный документ, издаваемый
    для решения каких-либо задач.

  • Приказы
    должны иметь название, дату и номер.

  • Приказы
    по основной деятельности нумеруются
    и ведутся отдельно от приказов по
    кадрам.

  • Приказы
    подписываются Генеральным директором
    Общества или лицом, исполняющим его
    обязанности.

Составление юридических документов юристами компании SVA

6.6.2.8.
Нумерацию,
учет и хранение приказов осуществляет
Секретарь Общества.

6.6.2.9.
Приказы
хранятся в приемной
(в течение одного календарного года)
и регистрируются в Журналах регистрации
приказов.

Копии
приказов Секретарь представляет в
Департамент
финансов и налоговой отчетности
Общества и в
Юридический департамент
Общества, если это необходимо.

6.6.2.10. Приказ вступает в силу с момента
подписания, если в его тексте не указано
другого срока.

6.6.2.11. Внесение исправлений в приказ
после его подписания не допускается.

1. Общие положения

7.7.1.1. Положения – нормативные акты,
имеющие сводный кодификацион­ный
характер и определяющие порядок
образования, структуру, функ­ции,
компетенцию, обязанности и организацию
работы системы Общества (образец
оформления положения в приложении №4)

7.7.1.2. Положения могут регламентировать
деятельность должностных лиц. В отдельную
группу выделяются положения, регулирующие
совокупность орга­низационных,
трудовых и других отношений по конкретному
вопросу.

Общие правила составления правового договора

П р и м е р:”Положение о
бухгалтерском учёте и отчётности ”

“Положение о документообороте в
бухгалтерским учёте”

Положения утверждаются в установленном
порядке.

1.1. Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее – договоров).

1.2. Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.3. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, заключаемых между ____________________ (далее – Агентством) и контрагентами, определяется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

1.4. Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора (далее по тексту – ГД) или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем.

1.5. Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юрисконсульта Агентства. 

2. Понятие и условия договоров

Общие правила составления правового договора

2.1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.

а) предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;

б) цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);

в) сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;

г) порядок расчетов;

Общие правила составления правового договора

д) права и обязанности сторон;

е) ответственность за неисполнение обязательств;

ж) порядок урегулирования и разрешения споров;

з) юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).

3. Основные требования к оформлению договоров

3.1. Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

ПОДРОБНОСТИ:   Договор беспроцентного займа от директора

3.2. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.

3.3. Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.

Общие правила составления правового договора

а) наименование договора (договор купли – продажи, поставки, комиссии, аренды и пр.);

б) дата подписания договора;

в) место подписания договора (город или населенный пункт);

г) полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору (“Заказчик”, “Покупатель”, “Арендатор” и пр.);

д) должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.

а) предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны;

б) обязанности и права стороны по договору;

в) обязанности и права второй стороны по договору;

г) цена договора и порядок расчетов и др.;

д) срок выполнения сторонами своих обязательств.

Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.

а) Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.

б) Ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации.

в) способы обеспечения обязательств;

Общие правила составления правового договора

г) основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;

д) условия о конфиденциальности информации по договору;

е) Порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.

ж) Особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника.

а) законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов);

– лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: (1) с персональным указанием полномочного лица (лиц) или (2) с указанием должностей;

– сроки связи между сторонами. Например: “… каждый вторник с ______ ч.”;

– способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных.

в) Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.

– почтовые реквизиты;

– естонахождение (адрес) контрагента;

– банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка);

– отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).

Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении. В дополнение можно предусмотреть освобождение Агентства от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов.

д) количество экземпляров договора;

е) подписи сторон и печати сторон договора.

В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.

5.13. Визы согласования документа

а) проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурными подразделениями (должностными лицами) по принадлежности предмета договора в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения;

б) проект договора представляется для юридической экспертизы в отпечатанном виде со служебной запиской (с указанием исполнителя) на имя юрисконсульта. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;

в) юрисконсульт в зависимости от объема представленных на согласование проектов Договоров, но не позднее 3-х (трех) рабочих дней подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю, либо при отсутствии замечаний согласовывает проект. При их наличии у юрисконсульта замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;

г) при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку;

д) после доработки проекта договора исполнителем документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения;

е) после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями исполнитель представляет его на подпись генерального директора (или иного уполномоченного лица), договор подписывается, заверяется печатью Агентства и регистрируется в установленном порядке.

а) исполнитель договора;

б) структурные подразделения и заместители генерального директора по принадлежности к предмету договора;

в) начальник финансово-экономического отдела;

г) главный бухгалтер;

д) юрисконсульт.

6.3. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Агентстве. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.

6.4. Договор визируется на каждом листе юрисконсультом. Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются руководителем Агентства (уполномоченным лицом), делающего правки, и заверяются печатью.

6.5. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении, либоознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента.

В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации, в разделе “Компетенция генерального директора” может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб.

В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

6.6. Договоры от имени Агентства подписывает его генеральный директор и (или) уполномоченное лицо.

10.4.1.
В
соответствии с действующим законодательством
в Обществе издаются следующие внутренние
документы:

  • Служебная,
    докладная
    записка;

  • заявление;

  • ходатайство;

  • предписание.

ПОДРОБНОСТИ:   Договор купли продажи огнестрельного оружия образец скачать

10.4.2.
Документы,
подготовленные сотрудниками Общества,
должны быть предельно краткими и ясными
по содержанию, всесторонне обоснованными,
отредактированными и при необходимости
согласованными с другими структурными
подразделениями.

Общие правила составления правового договора

10.5.1. Прохождение внутренних документов
на этапах их подготовки и оформления
должно соответствовать прохождению
отправляемых документов, а на этапе
исполнения – поступающих документов.

10.5.2.
Ответственность
за качество подготовки документов и
достоверность содержащихся в них
сведений возлагается на лиц, подготовивших
и подписавших документы.

10.5.3.
Документы
передаются Секретарю Общества, который
регистрирует их в журнале внутренней
документации и передает адресату. В
Журнале указывается номер документа,
дата получения, кто подготовил, адресат
и результат рассмотрения.

10.5.4.
Результат
рассмотрения документа доносится до
подготовившего его через Секретаря
Общества либо самостоятельно адресатом.

10.6.1.Документация,
подготовленная в установленной форме,
передается Исполнителем для подписания
Генеральным директором –
делопроизводителю ежедневно до 1500
ч.

10.6.2.
Делопроизводитель
подготавливает пакет документов,
для
подписи
Генеральным директором,
по
группам документации:

  • входящая
    корреспонденция;

  • исходящая
    корреспонденция;

  • внутренние
    документы;

  • кадровые
    документы;

  • документы,
    связанные с договорной работой;

  • финансово-бухгалтерские
    документы;

  • прочие.

10.6.3.
Подача документации на подпись
Генеральному директору осуществляется
ежедневно с 1600
ч. до 1700
ч.

10.6.4. В обязательном порядке подлежит
возврату документация, если на ней не
проставлены визы согласования.

10.6.5. Доработка документации с учетом
замечаний Генерального директора
осуществляется Исполнителем в указанный
Генеральным директором срок. После
доработки с учетом замечаний Генерального
директора документация подлежит
повторному визированию.

Возврат проекта документа для доработки,
не может служить основанием для продления
сроков исполнения поручений Генерального
директора.

10.6.6. Ответные документы передаются на
подписание вместе с материалами, на
основании которых они составлены.

10.6.7.
Передача
документации
на подпись Генеральному директору,
исключая делопроизводителя,
считается допустимой только для:

  • Финансового
    директора;

  • Начальника
    отдела кадров.

5.13.1. Проекты подготовленных
документов перед подписанием
согласовываются с заинтересованными
отделами структурных подразделений,
отдельными должностными лицами.

П р и м е р:
Начальник технического отдела

личная
подпись И.И. Петров

15.05.2013 г.

П р и м е р:Замечания прилагаются

Начальник юридического
отдела

личная подпись
И.В. Кудряшов

15.05.2013
г.

5.13.4. Для документа, подлинник
которого остается в организации, визы
проставляют в нижней части последнего
листа подлинника документа.

5.13.5. Для документа, подлинник
которого отправляют из организации,
визы проставляют в нижней части последнего
листа копии отправляемого документа.

Допускается полистное
визирование документа и его приложения.

Заключение договора

Общие правила составления правового договора

4.1. Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Агентство, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора (в случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом.

4.2. В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации Клиентскому отделу Агентства необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Агентства. Для этого следует ознакомиться с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором), свидетельством о государственной регистрации и свидетельством о постановке на учет в налоговом органе.

Необходимо обратить внимание на то, кто является ее учредителями, каков размер ее уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис (а не просто, так называемый “юридический адрес”), в каком банке организация обслуживается, ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации.

4.3. ГД Агентства или иным руководителем по указанию ГД назначается исполнитель. Исполнитель осуществляет анализ договора на предмет целесообразности его заключения и докладывает о результатах руководству. При принятии руководством Агентства положительного или отрицательного решения исполнитель дает соответствующий ответ контрагенту.

4.4. Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть дан в письменной форме не позднее 10 дней со дня поступления предложения о заключении договора на Агентство.

Общая схема заключения договоров такова: один контрагент отправляет второму предложение заключить существенный договор, а второй контрагент принимает соответствующую инициативу полностью или частично. Эти действия могут совершаться в любом формате: почтовым, электронным способом (обменом письмами, телефаксами и др.)

Подписи сторон позволяют считать договор договором. Однако не только письменные согласительные мероприятия могут завершить заключение договора. Если контракт подразумевает передачу вещи, то эта передача и является фактическим заключением контракта. Контракт может быть заключен путем совершения конклюдентных действий.

5. Споры между сторонами по проектам договоров

5.1. Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением в течение 3-х (трех) рабочих дней.

Общие правила составления правового договора

5.2. Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний), который визируется и передается на подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Положения.

5.3. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).

5.4. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.

5.2. Регистрационный номер документа

5.2.1. Регистрация документов
производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа,
автора и содержания.

5.2.2. Регистрационный номер
документа является его порядковым
номером в течение года (с января по
декабрь).

5.2.3. Приказы по личному
составу и приказы по основной деятельности
имеют отдельную нумерацию в пределах
своей группы. В приказах по личному
составу к порядковому номеру добавляется
буква к (кадры),
по основной деятельности к порядковому
номеру добавляются буквы о/д
(основная деятельность).

5.2.4. Регистрационный номер
внутренних, исходящих документов, кроме
порядкового номера, дополняется условным
обозначением (индексом) структурного
подразделения, составившего документ,
номером дела по номенклатуре, куда
подшит документ (или копия отправленного
документа).

П р и м е р:Акт № 00-14-28,

где: 00-индекс отдела, 14-номер
дела по номенклатуре, 28-порядковый номер
отправляемого документа.

5.2.5. Ссылка на регистрационный
номер и дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа,
на который должен быть дан ответ или на
основании которого готовится следующий
документ.

7.Регистрация, выполнение и хранение договоров

7.1. Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по представлению копий заключенных договоров юрисконсульту Агентства и иные инстанции по их запросу с разрешения руководства.

7.2. Оригиналы договоров хранятся в бухгалтерии Агентства.

7.3. Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц и структурные подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения.

dogovor

7.4. Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями, указанными в п.п. 1.4. настоящего Положения, в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером договора. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.

ПОДРОБНОСТИ:   Образец договора на покупку дома за материнский капитал

7.5. В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка.

5.4. Адресат

5.4.1. Адресатом может быть
организация, структурное подразделение,
должностное или физическое лицо.

– наименование учреждения,
организации (в именительном падеже);

– наименование структурного
подразделения (в именительном падеже);

– указание должности
получателя (в дательном падеже);

– инициалы и фамилия получателя
(в дательном падеже, инициалы указываются
перед фамилией);

– почтовый адрес.

5.4.2. Каждая из указанных
частей адресата печатается с новой
строчки. Расстояние между ними 1,5
межстрочных интервала. Длина максимальной
строки должна не превышать 9-10 см и
ограничиваться правой границей текстового
поля. Знаки препинания (точки и запятые)
не ставятся.

5.4.3. Для внутренних документов
указываются: название структурного
подразделения, должность, инициалы и
фамилия должностного лица, которому
подается документ.

П р и м е р:Начальнику
отдела безопасности

В.Г. Куроедову

5.4.4. При адресовании документа
физическому лицу указываются фамилия
и инициалы получателя, затем почтовый
адрес.

П р и м е р:
Куроедову В.Г.

пр-т Октябрьский д.55 кв.13

г. Великие Луки 182113

5.4.5. При адресовании документа
юридическому лицу указывается наименование
организации, затем почтовый адрес.

П р и м е р:Почтовое
отделение № 10

ул.Некрасова д.1 г.Великие
Луки 182113

ООО «Альянс»

Общие правила составления правового договора

Генеральному директору

Ивановой И.И.

пер. Гранатовый д.4

г.Великие Луки 182113

5.4.6. На одном документе
помещается не более 4-х адресатов. Слово
“Копия” перед вторым, третьим и
четвертым адресатами не проставляется.
Если адресатов больше, составляется
список на рассылку и на каждом документе
указывается один конкретный адрес.
Список на рассылку составляется тем,
кто готовил документ.

5.7. Заголовок к тексту

5.7.1. Заголовок является
обязательным
реквизитом любых документов (за
исключением извещений, телеграмм).

5.7.2. Заголовок включает в
себя краткое содержание документа.
Заголовок должен быть согласован с
наименованием вида документа.

Заголовок чаще всего отвечает
на вопрос: “о чем?”, ” о ком?”.

Общие правила составления правового договора

П р и м е р:
Письмо – Об открытии фирмы; Договор – О
поставках металла; Положение – О финансовом
отделе.

5.7.3. В таких документах, как
протоколы, инструкции, акты, правила,
заголовок отвечает на вопрос: кого
(чего)?

П р и м е р:
должностная инструкция – секретаря;
протокол – заседания совета; акт – приема
помещения; правила – трудового распорядка
и др.

5.7.4. Если в документе отражено
несколько вопросов, заголовок формулируется
обобщенно.

П р и м е р:
“О создании приемной комиссии”.

Заголовок печатается без
кавычек, не подчеркивается. Точка в
конце заголовка не ставится.

Общие правила составления правового договора

5.9.1. Тексты документов
оформляются в виде связного текста,
анкеты, таблицы или в виде соединения
этих структур.

5.9.2. Важнейшими требованиями
к тексту являются: достоверность,
объективность, максимальная краткость
при полноте информации, точности,
исключающей возможность двоякого
понимания текста.

5.9.3. Связный текст, как
правило, состоит из двух частей:

  • в первой части – указываются
    причины, основание, цели составления
    документов;

  • во второй – решения, выводы,
    предложения и рекомендации.

5.9.4. В распорядительных
документах, отражающих принцип
единоначалия, в объяснительных записках,
заявлениях, в большей части докладных
записок текст излагается от первого
лица (предлагаю, прошу).

В распорядительных документах,
издаваемых на принципах коллегиальности,
используется форма изложения от 3-го
лица единственного числа (правление
решило).

5.9.5. В протоколах используется
форма изложения текста от 3-го лица
множественного числа (постановили,
решили, предлагаем), а запись выступлений
ведется от 3-го лица единственного числа
(Иванов возражает … и предлагает).

5.9.6. Для лучшего восприятия
документа его текст делится на абзацы.
Обычно абзац содержит не более двух-трех
предложений. Абзац печатается, отступив
пять печатных знаков
от начала строки. Абзац должен быть
одинаковым по всему тексту документа.

5.9.7. Тексты документов
сложных, больших по объему разделяются
на части: разделы, подразделы, пункты,
подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами. Номер подпункта включает номера
раздела, подраздела, пункта и порядковый
номер подпункта. Все они разделяются
точками. Количество номеров в нумерации
не должно быть больше четырех.

П р и м е р:
2.1.; 2.1.2.; 2.1.2.3.

5.9.8. Если в тексте документа
содержится таблица, то графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном
падеже.

5.9.9. Если таблицу печатают
более чем на одной странице, графы
таблицы должны быть пронумерованы и на
следующих страницах должны быть
напечатаны только номера этих граф.

5.9.10. Заголовки граф и строк
таблицы пишут с прописной буквы. В конце
заголовка и подзаголовка таблицы точка
не ставится. Заголовки граф формулируются
в единственном числе и всегда в
именительном падеже.

5.16. Отметка об исполнителе

5.8.1. Если документ требует
исполнения и берется на контроль, на
нем проставляется отметка о контроле
в виде буквы “К” (Контроль) в правом
верхнем углу документа.

П р и м е р:
И.И. Иванова, экономический отдел

7 (81153) 0 00 00

Точки или разделительный
знак в номере телефона не ставятся.

П р и м е р:
Сообщено по телефону Н.Н.Петровой
15.05.2013 г.

В дело № 01-16

И.И. Иванова 18.05.2013 г.

Ответ направлен

15.05.2013 № 253/ОК

В дело № 01-16

И.И. Иванова 18.05.2013 г.

5.14. Оттиск печати

Общие правила составления правового договора

5.14.1. Оттиск печати заверяет
подлинность подписи должностного лица.

5.14.2. Оттиск печати должен
захватывать часть наименования должности
лица, подписавшего документ, и не
закрывать его подписи.

5.14.3. Печать предприятия
проставляется на подлинниках документов,
подписанных руководителем организации
или лицами, право подписи, которым им
делегировано.

5.14.4. Письма, выполненные на
бланке (кроме гарантийных) не требуют
удостоверения печатью.

5.14.5. Перечень документов,
на которых ставится печать:

  • акты (приема законченных
    строительством объектов, оборудования,
    выполненных работ; списания, экспертизы
    и т.д.);

  • архивные копии, архивные
    справки;

  • гарантийные письма (на
    выполнение работ, услуг и т.д.);

  • доверенности (на получение
    товарно-материальных ценностей, ведение
    дел в арбитраже и т.д.);

  • договоры (о материальной
    ответственности, поставках, подрядах,
    научно-техническом сотрудничестве,
    аренде помещений, производстве работ
    и т.д.);

  • задания (на проектирование
    объектов, технических сооружений,
    капитальное строительство; технические
    и т.д.);

  • заявления (на аккредитив,
    об отказе от акцепта и т.д.);

  • командировочные удостоверения;

  • нормы расходов, платежные
    календари;

  • образцы оттисков печатей
    и подписей работников, имеющих право
    совершения финансово-хозяйственных
    операций;

  • поручения (бюджетные,
    банковские, пенсионные, платежные –
    сводные, в банк, на получение инвалюты
    со счетов, перевод валюты, на импорт и
    т.д.);

  • представления и ходатайства
    (о награждении орденами и медалями,
    премиями и);

  • расчеты выслуги лет;

  • реестры (чеков; бюджетных
    поручений, представляемых в банк);

  • сметы, расходов (на содержание
    аппарата управления, калькуляцию к
    договору);

  • контракты, соглашения;

  • справки (лимитные, о выплате
    страховых сумм, использовании бюджетных
    ассигнований на зарплату, начисленной
    и причитающейся зарплате, праве на
    льготы, размере пенсии);

  • спецификации (изделий,
    продукции и т.д.);

  • титульные списки;

  • удостоверения;

  • штатные расписания.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Интересное рядом
Adblock detector