Работник поменял фамилию действия кадровика

Бухгалтерская часть работы

ШАГ 1.
Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене именист. 30 , п. 1 ст. 38 , ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»
), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф. и. о. в основных данных работника, и они автоматически изменятся везде. Если же какие-то регистры, например карточку по учету доходов и НДФЛ, карточку по страховым взносам, вы ведете на бумаге, то ф. и. о. нужно поменять и в нихч. 6 ст. 15 , п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; приложение к Письму ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П
.

О том, как самостоятельно разработать карточку по НДФЛ на 2011 г., мы писали: 2010, № 23, с. 67

Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему ф. и. о., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.

Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Работник поменял фамилию действия кадровика

Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

  • свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
  • новый паспорт лица;
  • СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Работник поменял фамилию действия кадровика

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Рис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Работник поменял фамилию действия кадровика

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

  • заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
  • опись документов (форма АДВ-6);
  • старое свидетельство работника;
  • копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

Предоставляемые работником документы-основания Кадровые документы, которые необходимо оформить
При изменении фамилии
Личное заявление;
копия свидетельство о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака);
копия паспорта с новыми данными
Приказ о внесении изменений в учетные документы;
изменения на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
изменение данных в личной карточке работника (форма № Т-2);
внесение изменений в лицевой счет (форма № Т-54);
новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования
При изменении места жительства
Личное заявление;
копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие личные данные работника;
изменения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении образования
Личное заявление;
копия документа об образовании
Дополнения на титульном листе трудовой книжки;
дополнительные сведения в личной карточке работника (форма № Т-2)
При изменении паспортных данных
Личное заявление;
копия паспорта с новыми данными
Приказ о внесении изменений в учетные документы работника;
изменение или дополнение сведений в личной карточке работника (форма № Т-2)

Приложение 1

Приложение 2

Изменение фамилии в трудовом договоре

Согласно ст. 72 ТК РФ внесение изменений в трудовой договор руководителя осуществляется в случае изменений определенными сторонами условий труда. Смена фамилии не изменяет условий труда, поэтому возникает вопрос — нужно ли вносить изменения в трудовой договор, заключать дополнительное соглашение к нему или же будет достаточно приложить к заключенному договору копии документов о смене фамилии? Однозначного ответа нет.

Работник поменял фамилию действия кадровика

На наш взгляд, если зафиксировать смену фамилии в трудовом договоре с руководителем, это не будет нарушением законодательства. Внесение изменений можно произвести двумя способами.

Первый способ: указать новую фамилию в тексте трудового договора, отметив, на основании какого документа вносятся изменения (наименование документа, орган, выдавший документ, его номер и дата выдачи). Также внести исправления в раздел «Реквизиты сторон», так как вместе со сменой фамилии у сотрудника изменились и паспортные данные.

ПОДРОБНОСТИ:   Замена водительских прав при смене фамилии или паспортных данных в 2019 году

Обратите внимание, что исправлению подлежат оба экземпляра договора: и тот, который хранится в организации, и тот, что находится у сотрудника.

Второй способ: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где указать, что с определенной даты (даты изменения персональных данных) договор следует читать в новой редакции.

Вступление в брак (или развод) — одна из самых распространенных причин смены фамилии работника. В этом случае новые данные нужно указать в бухгалтерских и кадровых документах организации. Если фамилию поменял руководитель организации, об этом необходимо уведомить еще и налоговую инспекцию, ПФР, банк и деловых партнеров. Обо всем по порядку.

Согласно п. 2 ст. 19 ГК РФ любой гражданин РФ, достигший 14 лет, вправе изменить имя, фамилию и отчество. Причем фамилия может быть изменена как на основании актов гражданского состояния (заключение или расторжение брака), так и по желанию лица.

Руководитель, изменивший фамилию, должен подать в кадровую службу заявление о внесении изменений в документы. Данное заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений.

К заявлению руководитель должен приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии).

Подлинники документов достаточно просто предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

Далее на основании заявления руководителя необходимо подготовить и зафиксировать в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого руководителя, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Обратите внимание, что приказ издается только при предъявлении руководителем нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно), так как, пока работник не поменял паспорт, фамилия его остается прежней.

Согласно п. 12 Положения о паспорте гражданина РФ*(1) замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола.

В соответствии с п.

На основании представленных документов (свидетельства о браке и паспорта) необходимо внести изменения в «кадровые» документы, содержащие персональные данные руководителя. В первую очередь нужно скорректировать данные в трудовой книжке и личной карточке работника (форма Т-2 *(2)).

Обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек*(3) изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату.

Изменения указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.

Подаем документы в налоговую инспекцию

В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), помимо прочих сведений, содержится информация о лице, которое вправе без доверенности действовать от имени организации. Это установлено п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ).

Об изменении фамилии или других паспортных данных действующего руководителя нужно сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения в течение трех дней с момента получения руководителем нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ). Если срок пропущен, налоговые инспекторы могут привлечь к административной ответственности руководителя организации, осуществляющего руководство текущей деятельностью организации. То есть могут вынести предупреждение или наложить административный штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

— через представителя;

— почтовым отправлением с уведомлением и описью вложения, которую заверяет работник почты.

Если документы в инспекцию представляет уполномоченное лицо, на него нужно в обязательном порядке оформить заверенную у нотариуса доверенность (абз. 3 п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

Иногда работодателям приходится сталкиваться с ситуациями, когда их сотрудник принял решение изменить фамилию. В таком случае появляется ряд вопросов. Например, нужно ли вносить изменения в существующую трудовую книжку, и если да, какие действия необходимо предпринять. Попробуем дать развернутые ответы в этой статье.

Работнику не надо пренебрегать необходимостью оповещения своего работодателя об успешно завершенной процедуре смены фамилии. Невыполнение этого требования приводит к тому, что документы могут стать недействительными. Соответственно, подтвердить факт работы в соответствии с законом будет проблематично.

Работодатель несет полную ответственность за внесение дополнительной информации в предоставленную ему трудовую книжку. Представители кадрового отдела обязаны проводить проверку изменений в сфере трудового законодательства. Таким образом, это позволит корректно оформить все необходимые документы и предотвратить отвлечение специалистов от ведения работы.

Как работник, так и руководство обязаны всегда помнить о том, что процедура смены имени или фамилии приравнивают к смене персональной информации о сотруднике. Принятое ранее решение изменить фамилию ни в коем случае не должно сказываться на установленных правах и обязанностях.

Тем не менее, перед тем, как оформить все необходимые документы, необходимо ознакомиться с бумагами, включающими в себя сведения о порядке использования и ведения специалистов. Далее надо изучить информацию, касающуюся своих прав и обязанностей.

Только после этого проставляются необходимые подписи.

В случае с работодателем, в его обязанности входит оповещение специалиста о предстоящих действиях, а также консультирование человека по поводу дальнейших действий с трудовой книжкой в процессе смены фамилии.

Согласно текущим нормам отечественного законодательства, существуют два обстоятельства, способные в той или иной степени повлиять на добавление новой информации в трудовую книжку.

  1. Если гражданин принял решение поменять фамилию, либо другую персональную информацию, добавить обновленные данные должен специалист отдела кадров, за которым числится сотрудник.
  2. Если по тем или иным причинам человек перешел на новую работу, и отдел кадров заметил наличие ошибок, допущенных на предыдущем рабочем месте, внести поправки можно на новом месте.

Перед внесением каких-либо изменений необходимо убедиться в том, что сотрудник имеет на руках официальные документы, с помощью которых можно подтвердить факт изменения фамилии. Это указано в соответствующем Постановлении. Трудящийся составляет заявление в письменном виде, к которому прилагаются копии необходимых бумаг. Заверять их у нотариуса не надо.

Работник поменял фамилию действия кадровика

Менять записи в процессе смены данных надо в несколько этапов.

  1. Сначала вносятся исправления в соответствующую графу. На первом листе указывается новая фамилия. Старая ровно вычеркивается. Если есть свободное место, подается новая фамилия. Правила также разрешают указывать надпись в верхней части над словом, вычеркнутым ранее.
  2. Основная информация, содержащаяся в оформленном свидетельстве из ЗАГСа, вписывается на внутренней стороне обложки таким образом, чтобы оставить дополнительное место под внесение реквизитов последующих документов. Иными словами, если сотрудник оформит развод, должно остаться свободное место, чтобы вписать новую фамилию. Согласно мнению опытных специалистов, экономить место следует в обязательном порядке.
  3. Под записью о номере и серии свидетельства, а также других данных указываются данные ответственного лица, которое оставляет собственную визу и личную информацию. Печать проставляется таким образом, чтобы не навредить удобочитаемости документа.
ПОДРОБНОСТИ:   Как проверить в каком суде рассматривается дело по фамилии ответчика

Запись делается так, чтобы почерк был разборчив, не содержал в себе исправления и подчистки.

Образец записи

Ниже предлагаем вашему вниманию пример внесения изменений в трудовую книжку, если сотрудник поменял фамилию.

Перечень документов

В качестве главного основания, способствующего внесению поправок в имеющуюся трудовую книжку, выступает приказ, оформленный руководителем. Сотрудник обязан поставить в известность руководство или отдел кадров о событии, которое послужило причиной изменения идентификационных данных.

Обратите внимание! В отделе кадров специалисты поднимают личное дело гражданина, после чего составляют специально для него дополнительное соглашение.

После внесения изменений в трудовую книжку отдел кадров ознакомляет своего подчиненного о проделанной работе.

Чтобы бланки, которые находятся в рабочем столе специалиста, остались действительными при изменении персональной информации, он должен составить заявление с приложением копий подтверждающих документов. Согласно действующей Инструкции, регламентирующей заполнение трудовой книжки, процедура замены сведений происходит на основании документов, список которых указан ниже:

  • персональный паспорт гражданина;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о вступлении в брак или разводе;
  • другие разновидности бумаг, оформленные представителями государственных органов России.

Внутренняя сторона обложки должна включать в себя дату оформления указанных выше документов и государственный номер.

Работодатель, в свою очередь, обязан оформить два документа, являющихся основанием для внесения изменений. Таковыми являются:

  • приказ руководителя, направленный специалистам отдела кадров, о необходимости внесения изменений;
  • заявление, составленное сотрудником, где указывается необходимость включить новые данные в личное дело.

Форма заявления не является унифицированной, составить ее можно в стандартном виде с соблюдением требований делового стиля. Другими словами, сотрудник предприятия обращается в письменной форме к своему руководителю, чтобы тот отдал приказ о внесении изменений в персональную рабочую документацию, подтверждающую трудовые отношения.

Как только сотрудник поставит дату и подпись под документом, под этой информацией добавляется список приложенных копий, включая копию свидетельства и паспорта. Ведь именно по ним меняются индивидуальные параметры. Ознакомиться с тем, как составляется заявление, можно ниже.

Как только приказ будет оформлен и утвержден, проводятся следующие действия:

  • личное дело пополняется новой информацией о гражданине, официально работающем на предприятии;
  • документы, касающиеся лицевого счета, переоформляется;
  • обновляется персонализация в отношении гражданина в бухгалтерских и кадровых бланках, где так или иначе упоминается персональная информация о специалисте.

Обратите внимание! При смене фамилии всегда меняется подпись. Сотрудники отдела кадров обязаны получить обновленный образец. В противном случае любой подписанный гражданином документ становится недействительным.

Помните о том, что изменения в персональную информацию специалиста должны вноситься в любом случае. Она требуется для того, чтобы правильно оформлять документацию, выступающую в качестве подтверждения официального трудоустройства. Согласно принятым правилам, хранение осуществляется в отделе кадров и бухгалтерии. Сведения применяются для начисления заработной платы.

При наличии любых изменений, внесенных в персональную информацию, необходимо внести правки. Это позволяет предотвратить дальнейшее появление неприятных ситуаций.

Так, к примеру, при сохранении старой фамилии специалиста в платежной ведомости ему могут отказать в выплате заработной платы вплоть до того момента, пока не будет завершена процедура изменения персональной информации.

Специалист обязан проявлять личный интерес во внесении правок в установленные сроки, подавая для этого соответствующие документальные подтверждения. Невыполнение этого требования приводит к потере юридической силы бумаг, подтверждающих официальное трудоустройство в любой компании

Работодатель, в свою очередь, может столкнуться с административным наказанием.

Работник поменял фамилию действия кадровика

Соответственно, представители кадрового отдела берут на себя полную ответственность, связанную с корректным и своевременным оформлением документации касательно трудовой деятельности специалистов.

При отсутствии внесенных сведений в необходимых документах кадровый отдел получит обвинение в недобросовестном выполнении прямых обязанностей.

Исходя из информации, приведенной выше, как трудящийся, так и работодатель должны быть заинтересованы в том, чтобы своевременно внести изменения в документацию. В противном случае работник может не получить заработную плату.

В некоторых случаях это приводит к проблемам, связанным с определением трудового стажа при оформлении пенсионной выплаты. Работодатель же сталкивается с административной ответственностью.

Записи должны добавляться в соответствии с установленными правилами.

Работник поменял фамилию действия кадровика

В данном видео информация о том, как исправлять разные ошибки в трудовой книге.

Татьяна Скоробогатова, Москва

При изменении Ф.И.О. работника следует внести изменения в его трудовую книжку.

Указанные исправления производит работодатель по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это следует из п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила)

Изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом нужно поступить следующим образом (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69):

  1. одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество;
  2. записываются новые данные;
  3. на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующие документы, их номер и дату, которые заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью.

Пример 2

Работник поменял фамилию действия кадровика

Свернуть
Показать

Часто возникает вопрос, что делать, если к вам пришел работник с уже неверно заполненными сведениями на титульном листе? К примеру, не была изменена фамилия в соответствии со свидетельством о браке. При этом неверно заполненные сведения могут препятствовать расчету стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и назначению пенсии.

Сообщаем в ПФР

Сменив фамилию, руководитель должен обратиться в свое территориальное отделение ПФР, чтобы внести в лицевой счет застрахованного лица информацию об изменении (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ)).

Причем руководитель должен написать заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. Получив такое заявление, организация-работодатель должна в двухнедельный срок передать его в территориальный орган ПФР вместе с описью необходимых документов.

На основании полученных документов работники ПФР в течение месяца отражают все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдают новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7 Закона N 27-ФЗ).

Информируем банк

Бюджетное учреждение вправе сверх установленного государственного (муниципального) задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного (муниципального) задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности, предусмотренным его учредительным документом для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых при оказании одних и тех же услуг условиях (п. 4 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).

ПОДРОБНОСТИ:   Компенсация за фитнес работодателем 2019

Также в соответствии с Федеральным законом от 08.05.2010 N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» бюджетное учреждение нового типа вправе привлекать кредиты и заключать договоры финансового лизинга, которые дают руководителям бюджетных учреждений возможность приобретения транспортных средств или оборудования для оказания платных услуг, развития материальной базы для научных исследований и т.п.

Право первой подписи на документах по оплате или кредитам имеет руководитель организации, а следовательно, необходимо известить банк о смене фамилии руководителя и заменить банковскую карточку с образцами подписей (п. 7.14 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»).

— банковскую карточку с указанием новой фамилии руководителя. Новую подпись нужно заверить либо у нотариуса, либо непосредственно в банке у уполномоченного сотрудника (п. 7.12 и 7.13 названной инструкции);

https://www.youtube.com/watch?v=9WXLuMens7g

— документ, удостоверяющий личность руководителя, с новой фамилией.

Сроки уведомления банка о смене персональных данных работников и руководителей, имеющих право первой подписи, законодательством не установлены. Обычно этот срок указывается в договоре банковского счета.

Не забываем о партнерах

Руководитель подписывает договоры бюджетной организации, поэтому об изменении его фамилии также необходимо уведомить всех партнеров, с которыми у учреждения заключены действующие на данный момент договоры.

Обычной практикой в договорах является пункт, что, если у одной стороны меняются какие-либо реквизиты (в том числе фамилия руководителя), она обязана сообщить об этом другим сторонам договора. За нарушение данного пункта могут предусматриваться серьезные штрафные санкции.

Для того чтобы сообщить партнерам об изменении персональных данных руководителя, достаточно направить в их адрес информационное письмо. Рекомендуем оформить его на фирменном бланке организации с новой подписью руководителя.

Данное письмо составляется в произвольной форме и отправляется по почтовому адресу, приведенному в договоре, или факсу (электронной почте), если такой способ обмена информацией зафиксирован в договоре. В случае, когда партнерская организация требует копию документа, на основании которого была изменена фамилия, к информационному письму необходимо приложить копию свидетельства о регистрации (или расторжении) брака или копию нового паспорта руководителя. По согласованию с контрагентом копию документа заверяет должностное лицо самой организации либо нотариус.

З
аконодательство позволяет любому совершеннолетнему лицу изменить свои фамилию, имя, отчество (далее – Ф.И.О.). Поводов для этого много: вступление в брак, развод, неблагозвучная фамилия и т.д. При этом работодателю изменение данных работника приносит только лишние хлопоты. О том, какие действия следует предпринять, мы вам и расскажем.

Перемена имени

Лица, достигшие возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее фамилию, имя и отчество (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», далее – Закон № 143-ФЗ). Перемена имени производится в ЗАГСе по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить свои данные (п. 2 ст. 58 Закона № 143-ФЗ).

К сведению

Изменение гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества влечет замену паспорта. Документы и личные фотографии для замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после наступления данных обстоятельств. На это указано в п. 12 и 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828.

Чаще всего смена Ф.И.О. происходит в связи со вступлением в брак, разводом и переменой неблагозвучной фамилии, так что работник приносит вам, кроме нового паспорта, один из следующих документов: свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о перемене имени. С указанного документа следует снять копию.

К сведению

При смене фамилии, имени, отчества ИНН, присвоенный физическому лицу, не меняется (п. 16 Порядка и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/[email protected]).

Замена пенсионного свидетельства

В случае изменения фамилии, имени, отчества работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства. Это следует из п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.

Работодатель в двухнедельный срок со дня получения от работника заявления передает его в Пенсионный фонд вместе с описью документов (п. 27 Инструкции № 987н).

Заявление об обмене страхового свидетельства заполняют по форме АДВ-2 (см. Пример 1) и сопровождают описью документов по форме АДВ-6-1. Указанные формы утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее – Инструкция № 192п).

При оформлении формы АДВ-2 нужно заполнить следующие данные: страховой номер; указанные в страховом свидетельстве фамилию, имя, отчество, дату заполнения. В свою очередь в строках «Новые анкетные данные»» пишут только те сведения, которые изменились (п. 21 Инструкции № 192п).

Пенсионный фонд в месячный срок после получения от работодателя заявления принимает решение об обмене страхового свидетельства либо об отказе (п. 28 Инструкции № 987н).

Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства выдает его сотруднику. Работник проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений и расписывается в сопроводительной ведомости (п. 14 Инструкции № 987н).

К сведению

Работник поменял фамилию действия кадровика

Может получиться и так, что работодатель не имеет возможности выдать страховое свидетельство в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением работника в командировке, его болезнью или по иной причине. В этом случае предприниматель проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений, расписывается за работника в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче свидетельства сотруднику (п. 14 Инструкции).

Работодатель в месячный срок после получения страхового свидетельства возвращает в фонд сопроводительную ведомость (п. 17 Инструкции № 987н).

Пример 1

Образец заполнения заявления об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2)

Получите новое свидетельство и выдайте его сотруднику в течение недели. А сопроводительную ведомость с подписью работника в получении свидетельства в течение месяца верните в ПФРпп. 14, 17 Инструкции.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Интересное рядом
Adblock detector