Приказ об аренде автомобиля у сотрудника

Договор аренды автомобиля у сотрудника организации — учет и налоги

1. Контракт в письменной форме (ст. ст. 642 — 649 ГК РФ). В договоре аренды автомобиля указываются данные, позволяющие, в случае возникновения спора, определить, о каком транспортном средстве идет речь, а также качество транспорта на момент передачи от арендодателя к арендатору.2. Акт приема-передачи.3. Свидетельство о регистрации транспорта, техпаспорт и талон техосмотра. Обязанность их передачи арендодателем лучше тоже упомянуть в договоре.

Добрый день! Спасибо за ответы. Проштудировала все возможные материалы по теме, но засомневалась еще больше.С ОДНОЙ СТОРОНЫ: Заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации НЕЛЬЗЯ, т.к. ст. 635 ГК гласит: Члены экипажа являются работниками арендодателя, и он несет расходы по оплате их услуг.

Вместе с тем, контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см., например, письма Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73, от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21 и УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г.

Вариант1:1. Отдельный договор аренды транспортного средства без экипажа, с указанием характеристик автомобиля (сумма аренды облагается НДФЛ 13%);2. Отдельный договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации (сумма «вознаграждения за услуги вождения» облагается всеми зарплатными налогами).

При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ). Т.е. об управлении работником транспортным средством не упоминаем ни в трудовом договоре ни в долж.инструкции, не нужен Приказ «О закреплении автомобиля за сотрудником» (?)

3. Акт о приеме-пердаче ТС4. Путевые листы, чеки на ГСМ.

Вариант 2:1. договор аренды транспортного средства с экипажем, с указанием характеристик автомобиля (Оговариваются две суммы: сумма аренды (облагается НДФЛ 13%), и сумма «вознаграждения за услуги вождения» (облагается всеми зарплатными налогами));2. В трудовом договоре (или в доп.соглашении) также прописываем сумму вознаграждения за услуги вождения.3. Акт о приеме-пердаче ТС4. Путевые листы, чеки на ГСМ.

Поправьте, пожалуйста схемы документооборота, если ошибаюсь.

Здравствуйте, уважаемые подписчики! Сегодня рассмотрим случай аренды автомобиля у сотрудника, надо ли платить ему компенсацию? Удерживать ли НДФЛ и так далее.

Я часто сталкиваюсь с такими случаями, так как автомобиль есть почти у каждого и сотрудники часто используют его в служебных целях, это достаточно выгодно, так как не нужно покупать автомобиль на предприятие.

Расскажите, а вам предприятие платит компенсацию за то, что вы работаете на своем автомобиле?

Приказ об аренде автомобиля у сотрудника

В этом случае выручают сотрудники с личными автомобилями. И тут возникает вопрос: как оформить эксплуатацию транспортного средства работника в служебных целях? Возможны два варианта возмещения расходов работника:

  • выплата компенсации за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;
  • заключение договора аренды транспортного средства (без экипажа либо с экипажем).

Оценим основные плюсы и минусы каждого из этих способов.

Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт). Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

  • приказа руководителя организации, в котором указываются размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования);
  • документов, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (копия ПТС – если используется личный автомобиль; копия доверенности на управление транспортного средства – если работник управляет автомобилем по доверенности);
  • путевых листов (или иных документов), подтверждающих факт использования личного автомобиля в служебных целях.

При выплате компенсации стоит учитывать несколько моментов:

  •  компенсация выплачивается только в тех случаях, когда автомобиль используется в производственной деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника;
  • размер компенсации не зависит от количества календарных дней в месяце;
  • в те периоды, когда автомобиль не эксплуатируется в связи с отсутствием работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный), компенсация не выплачивается.

В целях налогообложения прибыли законодательством предусмотрены нормы расходов на выплату компенсации. Размер компенсации зависит от технических параметров транспортного средства

Тип транспортного средства Предельные нормы компенсации в месяц, руб.
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно 1200
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см 1500
Мотоциклы 600

Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит.

Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Приказ об аренде автомобиля у сотрудника

Если решено взять автомобиль сотрудника в аренду, нужно оформить следующие документы:

  • договор аренды транспортного средства. К нему должны быть приложены копии правоустанавливающих документов на автомобиль (ПТС, талон техосмотра и др.);
  • акт приема-передачи автомобиля;
  • путевой лист.

Остановимся на каждом из документов более подробно.Взять автомобиль в аренду можно с экипажем (за рулем – собственник авто) либо без. Причем в договоре аренды нужно четко прописать, какие расходы несет арендодатель, а какие – арендатор.Рассмотрим основные виды затрат, которые могут возникнуть при аренде транспортного средства.

Договор аренды автомобиляс экипажем Договор аренды автомобилябез экипажа
Услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля Предоставляются арендодателем Не предоставляются арендодателем
Обязанности по поддержанию автомобиля в надлежащем состоянии (включая текущий и капитальный ремонт) Исполняется арендодателем.Договором может быть предусмотрено иное Исполняется арендатором
Оплата труда водителя Возлагается на арендодателя.Договором может быть предусмотрено иное Возлагается на арендатора.Договором может быть предусмотрено иное
Страхование автомобиля и ответственность за ущерб, который может быть нанесен этим транспортным средством Производится арендодателем.Договором может быть предусмотрено иное. Возлагается на арендатора.Договором может быть предусмотрено иное
Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля (стоимость ГСМ, расходных материалов и т. п.) По соглашение сторон

Обратите внимание! Заключать договор аренды в случае, если в рабочее время автомобиль используется для нужд работодателя, а в оставшееся – на усмотрение работника, неграмотно с юридической точки зрения. Дело в том, что нельзя передавать имущество в аренду с девяти до восемнадцати и забирать обратно с восемнадцати до девяти.

Кроме того, при прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил (с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором).

Но как может арендатор брать на себя какие-либо обязательства, связанные с состоянием автомобиля в день возврата, если он не контролирует использование автомобиля в нерабочее время? Таким образом, оформление договора аренды более уместно в случаях, когда сотрудник временно не использует принадлежащий ему автомобиль и готов предоставить его предприятию на возмездной основе.

Кроме договора, в обязательном порядке должен быть оформлен и акт приема-передачи автомобиля. Форму акта стороны вправе разработать самостоятельно. Вместе с тем в ней должны быть все основные реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • подписи указанных лиц.
Акт приема-передачи автомобиляг. Челябинск                                                                                                                                            11 января 2010 годаНастоящим актом Плюшкин И. П., паспортные данные: _____________________________________, проживающий по адресу __________________________ и именуемый в дальнейшем Арендодатель, с одной стороны, и ООО «Импульс» в лице директора Маркина П. П., действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем Арендатор, с другой стороны, подтверждают следующее:ТИП ТС:Марка, модель:Идентификационный номер (VIN):Год выпуска ТС:Модель, номер двигателя:Шасси (рама) №:Кузов №:Цвет:Мощность двигателя:Рабочий объем двигателя:Серия и ГТД:Паспорт ТС:Выдан:Выявлены следующие повреждения:1. В соответствии с п.___ Договора аренды автомобиля от ___, заключенного между Арендодателем и Арендатором, Арендодатель передал Арендатору автомобиль.2. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.Арендодатель:                                                                                                                                                 Арендатор:
ПОДРОБНОСТИ:   Приказ о принятии на работу по совместительству 0 5 ставки

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)

Как правильно оформить компенсацию

1. Можно заключить соглашение об аренде автомобиля;

Такое соглашение должно быть заключено путем составления письменного документа (договора). Договор аренды не надо регистрировать по правилам п. 2 ст. 609 ГК РФ (ст. 643 ГК РФ).

2. Можно руководителю вынести соответствующий приказ и на его основании выплачивать компенсацию.

В каком размере будут возмещаться расходы определяет соглашение между сторонами трудового контракта, оформленного в письменном документе. Таким образом, Работодатель сам определяет величину компенсации за автомобиль работника, который он использует в интересах работодателя. Работник компенсацию получает как правило, однократно в месяц.

Для выплаты компенсации работник и работодатель составляют необходимые документы, одним из которых является акт о выплате компенсации за использование в интересах работодателя личного транспортного средства работника и приказ о выплате компенсации за использование в интересах работодателя личного транспортного средства работника

Образец акта и приказа о выплате компенсации за использование в интересах работодателя личного транспортного средства работника приведены ниже и вы можете их использовать.

Акт N ____ от «____»_____20___ г.

о выплате компенсации за использование в интересах работодателя личного транспортного средства работника

1. В соответствии с Соглашением об использовании личного имущества работника Работник при выполнении трудовой функции использует принадлежащий ему на праве собственности автомобиль ГАЗ-3107.

2. В августе 20___ г. работником при выполнении им трудовой функции имущество, указанное в пункте 1 настоящего акта, использовалось 25 рабочих дней.

3. Компенсация составляет _______ рублей.

4. Компенсация должна быть выплачена не позднее 3 дней с момента подписания настоящего акта.

5. Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Приказ N ____ от 3 августа 20___ г.

Ежемесячно в последний рабочий день месяца выплачивать Петрову компенсацию в размере _________ рублей за использование его личного транспорта в служебных целях.

Приказ об аренде автомобиля у сотрудника

приказ об обоснованности расходов, размерах и порядке выплаты; паспорт технического средства; договор купли-продажи автомобиля, акт приемки-передачи; путевые листы, чеки на приобретение ГСМ.

Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) и вступает в силу с момента подписания. В случае нарушения сроков использования личного автомобиля в служебных целях наниматель вправе потребовать возмещения убытков, причиненных задержкой исполнения условий договора, либо отказаться от договора и взыскать убытки, причиненные работником. Поручать работнику выполнять задания с использованием личного автомобиля только в целях, определенных п.

От имени нанимателя осуществлять получение гсм у поставщиков нефтепродуктов, по договорам, заключенным нанимателем, или представлять нанимателю документы, подтверждающие факт приобретения гсм для заправки автомобиля и использования его в служебных целях. В учете предприятия производится выплата работнику на счет дт 73 кт 51 на сумму 1 636,32 рубля.

Правильно я понимаю? Если никаких изменений в порядке расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля, а также в других данных, содержащихся в приказе (сведения о работнике, об автомобиле и т. Выплата компенсации и возмещение расходов осуществляются один раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов.

Норму расхода ГСМ можно посмотреть в документе Распоряжение Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р«О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», а так же нормы поправочных коэффициентов.

Приказ на фирменном блаке.

1.Установить норму расхода ГСМ для (марка авто) — (норму из распоряжения можно взять). 2. Установить следующие надбавки к нормам расхода ГСМ: а) зимние надбавки (тоже из распоряжения приложение 2) б) повышающие коэффициенты при движении по городам с численностью: (возьмете из пункта 2) в) при использовании кондиционера или установки «климат-контроль» при движении автомобиля — 7%

Примерно вот так.

В приказе напишите реальную норму расхода Это распоряжение как руководство, с ним более понятнее

Я же вам все расписала. Начиная с цифры 1. Так все и пишите. только свои нормы подставьте я ж не знаю какой у вас авто. И еще на фирменном бланке. у вас есть свой фирменный бланк?

И еще в написать в конце приказа. Генеральный директор, свою подпись, расшифровку подпись.

Примерно вот так.

Совсем немного добавлю. Шапка-наименование ООО_______Ниже Приказ №датаПреамбула, типа «В целях рационального использования и списания ГСМ, приобретаемого для служебного транспортаПРИКАЗЫВАЮ ( все, что написала Катерина)1.2.3.«На закуску»- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор( Генеральный. — кто он там?) __________________ ФИО

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см.

«Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля»). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом.

Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

  • Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
  • Риски доначисления налога на прибыль;
  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Работник не получает дополнительного вознаграждения;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной.

Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ).

Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п.

бухучет аренды автомобиля

 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора.

А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются.

Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный).

По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было.

Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни.

Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля.

ПОДРОБНОСТИ:   Продажа автомобиля действия продавца

Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
  • Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
  • Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Аренда автомобиля у директора ООО

Возможно ли, чтобы генеральный директор ООО брал в аренду автомобиль у себя?

Договор аренды транспортного средства без экипажа будет удостоверен подписями одного и того же лица, но от имени разных сторон, при этом необходимо обратить внимание на следующее:данная сделка должна быть одобрена решением общего собрания участников общества, исключение составляют общества (ООО), состоящие из одного участника, который одновременно осуществляет функции единоличного исполнительного органа данного общества.

Согласно ст. 53 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. Следовательно, действия органов юридического лица, направленные на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей юридического лица, признаются действиями самого юридического лица.

Как разъяснил Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 06.12.2005 N 9341/05 по делу N А06-586-14/03, органы юридического лица не могут рассматриваться как самостоятельные субъекты гражданских правоотношений и, соответственно, выступать представителями юридического лица.В соответствии со ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Сторонами данного договора является арендодатель и арендатор. Арендодателем по данному договору выступает физическое лицо, а арендатором юридическое лицо в лице генерального директора.Таким образом, договор аренды транспортного средства без экипажа будет удостоверен подписями одного и того же лица, но от имени разных сторон, при этом необходимо обратить внимание на следующее.Согласно ст.

Приказ об аренде автомобиля у сотрудника

45 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» сделки, в совершении которых имеется заинтересованность лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа общества, должны быть одобрены решением общего собрания участников общества, исключение составляют общества (ООО), состоящие из одного участника, который одновременно осуществляет функции единоличного исполнительного органа данного общества.

Без получения указанного выше согласия на заключение такой сделки договор аренды может быть признан впоследствии недействительным.Кроме того, в силу пп. 7 п. 2 ст. 105.1 Налогового кодекса РФ организация и лицо, осуществляющее полномочия ее единоличного исполнительного органа, признаются взаимозависимыми лицами для целей налогообложения.

При определении налоговой базы с учетом цены товара (работы, услуги), примененной сторонами сделки для целей налогообложения, указанная цена признается рыночной, если федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, не доказано обратное либо если налогоплательщик не произвел самостоятельно корректировку сумм налога в соответствии с п.

Цитата: Как правильно оформить договор аренды автомобиля29.07.2011

Самое привлекательное условие для компании в такой форме сотрудничества с водителем на личном авто прописано в статье 646 ГК: «Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией».

Расходы в связи с эксплуатацией – это не только ГСМ; это и мойка, и ТО, и текущий ремонт, и страхование, и возмещение вреда, причиненного автомобилю. Однако стороны могут перераспределить обязанности по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля по своему усмотрению. Достаточно прописать в договоре, кто какие расходы несет.

Для того чтобы договор не вызвал претензий со стороны контролирующих органов, необходимо соблюсти ряд условий. По нашему мнению, заключению договора должен предшествовать приказ, в котором обосновывается необходимость аренды (например, обеспечение бесперебойной работы какой-либо из служб компании и т. п.) и дано поручение юристу или иному ответственному лицу подготовить проект договора.

Напомним, что сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или опять же собственником (ст. 608 ГК РФ). Это значит, что для признания расходов арендатора работник, сдающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации документы, подтверждающие его право владения на машину. Такой бумагой является паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды в компании должна храниться его копия.

свидетельство о регистрации автомобиля; талон техосмотра; страховой полис, если риски застраховал сам сотрудник.

марку машины; год выпуска; цвет; номер кузова и двигателя; государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, то он не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ). Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности.

В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы. Как правило, она вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ). Можно установить и иной порядок, например, в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ). Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (ч. 3 ст. 614 ГК РФ).

При передаче автомобиля обязательно составляется акт приема-передачи. Его можно оформить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7. В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств.

В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ, арендная плата принимается в расходы для определения налогооблагаемой базы, поэтому для компании очень привлекательно ее увеличивать. Однако существует позиция Минфина по данному вопросу. В ведомстве считают, что «при принятии решения о размере арендной платы за автомобиль организация должна руководствоваться ценами, сложившимися в данном регионе» (письмо Минфина от 19 августа 2005 г.

№ 03-11-04/2/52). На практике определить рыночную стоимость будет сложно, и для организации в этом случае важно, что в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы. Все неустранимые сомнения в виновности лица толкуются в его пользу.

Приказ об аренде автомобиля у сотрудника

При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре, или последний день отчетного периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Налог на прибыль уменьшают обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Экономическую оправданность легко обосновать – она указана в приказе, о котором говорилось выше.

приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками; заявки на использование арендованных автомобилей; копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации.

Особо заостряем ваше внимание на оформлении путевых листов, так как этот документ будет являться оправдательным и для разных расходов. Существует приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152, который устанавливает обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78, с особым контролем наличия в них реквизитов, названных в приказе Минтранса № 152 (разрешается дополнять унифицированные формы необходимыми реквизитами); либо разработать собственную форму путевого листа с соблюдением требований приказа Минтранса № 152 (см. ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Аренда личного автомобиля

В приказе указывается ФИО работника, цели, для которых он может использовать транспорт, а также обязанности работника в связи с этим. Логично, если работник, управляющий автомобилем, будет отвечать и за маршрутные документы, подтверждающие служебный характер использования авто, и за платежные документы, подтверждающие расходы на ГСМ.

ПОДРОБНОСТИ:   Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год

Но прежде с работником – собственником авто нужно будет заключить договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642, 643 ГК РФ). В нем прописывается, какие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, организация берет на себя (ГСМ, ремонтные работы, страхование и т.д.). Также нужно будет оформить акт приема-передачи машины.

Кроме того, со стоимости аренды, которая образует доход для работника – владельца авто, нужно будет удерживать и перечислять НДФЛ (п. 1,2 ст. 226 НК РФ). А вот страховые взносы на нее начислять не придется, поскольку объекта обложения эти суммы не образуют (п. 4 ст. 420 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.11.2017 N 03-15-06/71986 ).

Приказ об аренде автомобиля у сотрудника

Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях

    Аренда автомобиля (в том числе личного)

• Аренда с экипажем

По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

• Аренда без экипажа

Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

Заключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.

Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.

Налогообложение

  • затраты на ГСМ (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ);
  • страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (пп.1 п.1 ст.263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).
  • копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.
  • Транспортный налог и налог на имущество за арендованное транспортное средство не платится (платит собственник имущества). Если организация арендует личный автомобиль сотрудника, то НДС данная операция не облагается. Сумма арендной платы включается в доход работника для целей уплаты НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.

    * В договоре аренды может быть предусмотрен иной порядок распределения указанных расходов.

    Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя или трудовой (коллективный) договор, в котором предусматриваются размеры такой компенсации. Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

    Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г. №92.

  • по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц;
  • по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см включительно — 1500 руб. в месяц.
  • Таким образом, независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы признаются только в пределах норм, установленных Постановлением №92.

  • не удерживать НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации;
  • учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль.
  • Более того, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (письмо Минфина России от 23.09.2013г. №03-03-06/1/39239).

    Расходы на ГСМ

    Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Средства на приобретение бензина организация выдает таким сотрудникам под отчет по РКО.

    В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014г. №3210-У). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ и даты покупок. В бухучете приобретенные ГСМ отражаются на субсчете 10-3 «Топливо».

    Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, или сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ, то НДС можно принять к вычету.

    Если счета-фактуры нет, то ГСМ приходуется по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п.6 ПБУ 5/01).

    Приказ об аренде автомобиля у сотрудника

    Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально, для этого необходимо оформлять путевые листы. Путевые листы могут быть оформлены по унифицированной или самостоятельно разработанной форме.

    Путевой лист

    Путевой лист оформляется в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

    При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

    Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

    Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

    Многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т.п. Ошибки и неточности при заполнении путевых листов также являются основанием для исключения данных расходов из состава уменьшающих базу по налогу на прибыль.

    Использование служебного автомобиля без путевых листов рассматривается налоговыми органами как использование автомобиля в личных целях. Такой доход, полученный в натуральной форме, включается в базу для начисления НДФЛ.

    Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16.06.2011г. №03-03-06/1/354.

    Примерно вот так.

    Приказ об аренде автомобиля у сотрудника

    путевыми листами (письмо Минфина от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161); талонами на бензин, счетами-фактурами и товарными накладными, выданными топливной компанией; картами и договорами с нефтяной компанией на обслуживание автомобилей организации на ее заправках; отчетами держателя топливной карты о движении горючего;

    кассовыми чеками; актами выполненных ремонтных работ, дефектной ведомостью, сметами работ, накладными, заказ-нарядами и т. п.; квитанциями установленного образца об оплате услуг автостоянки, автомойки и т. п. (в чеке ККТ или товарном чеке должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая обслуживалась (письмо УФНС по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007).

    https://www.youtube.com/watch?v=xG5i04RCHU4

    договор страхования автомобиля; копия лицензии страховой компании на осуществление данного вида страхования; квитанция на получение страховой премии (взноса) (форма № А-7), утвержденная приказом Минфина от 17 мая 2006 г. № 80н, – при расчетах наличными деньгами (письмо УФНС по г. Москве от 13 июня 2007 г. № 22-12/056558); Кассовые чеки и чеки, выдаваемые при совершении операций с использованием пластиковых карт.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Интересное рядом
    Adblock detector