Акт об отсутствии на рабочем месте

Перед подготовкой акта выясните, что известно об отсутствии работника на рабочем месте

К составлению акта об отсутствии на рабочем месте прибегают в случаях:

  • опоздания на работу;
  • долгого отсутствия на месте, обозначенном рабочим;
  • прогула.

Акт составляют непосредственно в момент обнаружения нарушения на каждый выявленный его факт. Это становится особенно важным для длящихся или неоднократных нарушений.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Примером длящегося проступка может служить отсутствие на рабочем месте без объяснений в течение нескольких дней. В этом случае составляют акт на каждый день. Возможно оформление актов на каждую половину рабочего дня.

Неоднократными будут, например, систематические опоздания, задержки с обеденного перерыва, периодические прогулы.

В составлении акта должны принимать участие не менее 3 человек, подписывающихся под ним. Обязательным для акта об отсутствии на рабочем месте является указание места, даты и времени его составления. Оформленный акт регистрируется в специальном журнале учета таких документов.

Если факт опоздания или прогула не фиксируется кадровой службой автоматически, то акт служит той информацией для руководителя работодателя, на основании которой он дает задание этой службе фиксировать отсутствие или опоздания работника в табеле учета рабочего времени.

Прежде чем подготовить акт, проанализируйте, с чем связано отсутствие человека на рабочем месте. Его может не быть по болезни или с согласия работодателя. Убедитесь, что для составления акта есть основания. К подготовке документа нельзя подходить формально. Работа окажется бесполезной, если сотрудник, которого нет на месте, отсутствует правомерно. Уточните информацию в отделе персонала и подразделении, где он трудится.

Юрист может:

  • составить документ;
  • проконтролировать заполнение обязательных реквизитов;
  • убедиться в надлежащей отправке.

Если прогулы – обычная практика для сотрудника, и прежде он писал объяснительные и получал взыскания, можно готовить акт. Другое дело, если компания имеет задолженность по зарплате, и поэтому сотрудник подготовил соответствующее заявление и приостановил работу (ст. 142 ТК РФ). В этом случае он вправе не приходит на работу, а для составления акта об отсутствии нет оснований.

Сохраните сведения, которые удалось найти в ходе проверки оснований для составления акта об отсутствии на работе. Документы, которые фиксировали факты предшествующих прогулов, приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности и т.д. пригодятся в ходе разбирательства, когда сотрудник начнет оспаривать увольнение.

Направьте уведомление сотруднику о составлении акта и по возможности ознакомьте с документом под роспись. Как правило, работники уклоняются от подписания или не соглашаются с его содержанием. Во втором случае акт пригодится в суде. Подпись сотрудника даже в случае несогласия с содержанием документа, будет свидетельствовать о том, что работодатель поставил его в известность. Если работник откажется подписывать акт отсутствия на рабочем месте, сделайте отметку об этом.

Затребуйте у работника объяснения. Направьте по адресу его регистрации соответствующее уведомление. Так компания не только поставит в известность лицо о составлении акта, но и получит доказательства уведомления работника.

Узнайте причину отсутствия лица на рабочем месте. Попросите изложить основания в форме письменных объяснений. Если сотрудник заявит о болезни, просите предъявить больничный лист. Недобросовестный сотрудник не сможет оспорить приказ о наложении дисциплинарного взыскания, если работодатель сохранит доказательства отправки письма с требованием объяснить прогул.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Например, суд не восстановил работника в должности, не взыскал оплату вынужденного прогула, премию и заработную плату. Работодатель вручил нарушителю уведомление, в котором просил письменно объяснить причины отсутствия на работе. Работник заявил о временной нетрудоспособности, но доказательств не представил. Суд сделал вывод, что увольнение правомерно (апелляционное определение Московского городского суда от 30.03.2017 по делу № 33-12179/2017).

Если работник действительно был на больничном, но не сообщил об этом работодателю, последний не должен нести ответственность за недобросовестные действия. Суд признает законным увольнение, если сотрудник по своей вине не поставил в известность о болезни компанию в разумные сроки.

Например, работник не смог оспорить дисциплинарное взыскание. Работодатель не знал и не мог знать о временной нетрудоспособности отсутствующего лица (апелляционное определение Свердловского областного суда от 09.06.2017 по делу № 33-9357/2017).

Образец акта об отсутствии на рабочем месте более 4 часов

Шаблон акта об отсутствии сотрудника на работе

Когда выявляется факт безосновательного отсутствия сотрудника на рабочем месте, его необходимо зафиксировать. Для этого составляют акт об отсутствии работника. Сделать это можно в течение месяца с момента выявления дисциплинарного проступка (ТК РФ, ст. 193).

ПОДРОБНОСТИ:   Характеристика с места жительства от соседей

Составить документ, фиксирующий нарушение трудового распорядка необходимо как можно быстрее.

Лучше всего сделать это в тот же день, когда работник опоздал на работу или прогулял ее.

Акт об отсутствии работника на рабочем месте фиксирует факт опоздания на работу, а при неявке в срок более 4 часов или на всю рабочую смену (если она меньше 4 часов), и факт прогула. Составить документ могут:

  • непосредственный начальник проштрафившегося сотрудника;
  • работник или руководитель кадрового подразделения компании;
  • руководитель или собственник предприятия.

Кроме того, необходимо привлечь к фиксации нарушения как минимум еще двух работников компании в качестве свидетелей отсутствия работника, на которого составляют акт.

После появления на рабочем месте с сотрудника требуют предоставления объяснений о причинах отсутствия. Свои пояснения работник может дать в виде записи в акт или составления служебной (докладной) записки. Также он может предоставить документы, подтверждающие уважительность причины, по которой его не было на работе. Их необходимо оформить в качестве приложений к акту об отсутствии работника.

Если сотрудник, прогулявший работу, отказывается от пояснений, то запись об этом делают в акте и подтверждают подписями работников, которые фиксировали нарушение.

В случае, когда сотрудник пропускает работу без объяснения причин в течение нескольких дней, то можно составить как один акт, так и несколько документов, на каждый из случаев прогула.

При длительном прогуле необходимо фиксировать факты отсутствия сотрудника несколько раз.

Это связано с тем, что на документальное оформление дисциплинарного нарушения дается месяц. Если составить один акт на отсутствие работника в течение, например, полутора месяцев, то будет пропущен срок наложения взыскания за первые дни прогула. Такая ситуация может в дальнейшем повлечь за собой судебное разбирательство, с отменой дисциплинарного взыскания.

Поэтому лучше составлять акты об отсутствии работника на рабочем месте в течение нескольких дней, например, раз в неделю.

Правильно оформленный акт отдается на рассмотрение руководителю компании. Он решает считать ли причину отсутствия сотрудника уважительной или применить меры дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения проштрафившегося работника.

Причины отсутствия, которые признаются уважительными

Во-первых, установленные в трудовом законодательстве причины для пропуска работы. Это может быть внезапная болезнь или травма, отпуск сотрудника.

Сюда же можно отнести и случаи, когда вины работника в прогуле нет. Например, задержка зарплаты или иных выплат после уведомления руководства компании соответствующим образом дают работнику право на отказ от выполнения служебных обязанностей и возможность не присутствовать на рабочем месте.

Акт об отсутствии на рабочем месте

Во-вторых, в коллективных соглашениях могут быть указаны и другие причины для отсутствия работников, которые признаются уважительными. Например, необходимость ухода за заболевшим родственником, памятные события в жизни сотрудников, отгулы за выполнение различных поручений начальства после окончания рабочего дня или в выходные и т. д.

В-третьих, руководитель может самостоятельно принять решение, о том, чтобы считать конкретную причину отсутствия работника уважительной. Это в первую очередь касается различных чрезвычайных обстоятельств — аварии, поломки техники, пробки на дорогах и т. д.

Если у работника есть официальный документ, подтверждающий его местонахождение вне работы, то такая причина признается уважительной.

Например, повестка на судебное заседание, где сотрудник должен присутствовать в роли одной из сторон процесса, свидетеля, эксперта и т.д. Или протокол о ДТП, в котором пострадал автомобиль работника.

Акт подписывает комиссия

Чтобы акт служил доказательством в суде, попросите сотрудников подтвердить отсутствие нарушителя личными подписями. Когда возникнет спор, суд сможет вызвать подписантов в качестве свидетелей. Это поможет доказать правомерность действий (определение Московского городского суда от 08.09.2017 № 4г-10168/2017).

ПОДРОБНОСТИ:   Характеристика с места работы

Например, суд признал законным привлечение работника к дисциплинарной ответственности. Работодатель предъявил на заседании акт об отсутствии работника на рабочем месте. Документ подписала комиссия в составе заместителя генерального директора по экономике и финансам, начальника отдела кадров, заместителя главного бухгалтера.

Работодатель вправе составить один акт или несколько. Второй вариант подходит для ситуаций, когда сотрудник отсутствует продолжительный период времени.

Например, работник не приходил на работу с 02.03.2016 по 23.03.2016. Представитель компании зафиксировал отсутствие работника. Комиссия составила и подписала три акта (апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 07.12.2016 по делу № 33-10032/2016).

Образец акта об отсутствии на рабочем месте без уважительной причины

Как выглядит заполненный образец

Примеры акта об отсутствии на рабочем месте

Общество с ограниченной ответственностью «Северянка»

ИНН 59584512 ОГРН 6897412554

г. Владивосток

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

05 октября 2017 г.

Время составление акта: 15 час. 20  мин. (местное время)

«05» октября 2017 г. кладовщик Моржев Виктор Александрович отсутствовал на рабочем месте (склад по адресу: г. Владивосток, пер. Ленинградский, 17) в период с 09 час. 00 мин. до 15 час. 20 мин., всего отсутствовал 6 (шесть) часов) в течение рабочего дня.

Объяснительную записку о причинах отсутствия на рабочем месте писать отказался.

первый экз. – в отдел кадров

второй экз. – Моржеву В.А.

Старший специалист кадрового отдела          Сызыкина Л.Д.

Заведующий складом                                            Пронин П.Е.

Начальник кадрового отдела                              Златова А.В.

Кладовщик                                                          Моржев В.А.

  1. Место составления: ЗАО «Межрайбум», г. Сыктывкар

Дата и время составления: 15.06.2018, 14-12

Акт об отсутствии на рабочем месте менеджера отдела перевозок Воровайкина П. Р.

Я, директор, департамента по работе с персоналом Протинкин А. Г., в присутствии начальника отдела перевозок Итогоновой Ж. Д. и специалиста службы безопасности Подозрейкина А. С., составил настоящий акт, который фиксирует следующие обстоятельства.

14.06.2018 менеджер отдела перевозок Воровайкин П. Р. не явился на рабочее место к началу рабочего дня, который в соответствии с установленным режимом работы начинается в 9-00 и заканчивается в 18-00. На рабочем месте Воровайкин П. Р. появился только 15.06.2018.

От пояснения причин своего отсутствия в течение рабочего дня либо предоставления документов, подтверждающих обстоятельства неявки на работу Воровайкин П. Р. отказывается.

Акт об отсутствии на рабочем месте

Акт составлен в двух экземплярах. Место хранения первого экземпляра — департамент по работе с персоналом.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Второй экземпляр вручен менеджеру отдела перевозок Воровайкину П. Р.

Подписи: директор департамента по работе с персоналом Протинкин А. Г.

Начальник отдела перевозок Итогонова Ж. Д.

Специалист службы безопасности Подозрейкин А. С.

С содержанием акта ознакомлен, второй экземпляр получил менеджер Воровайкин П. Р.

  1. Место составления: г. Минусинск, ООО «Грин-З»

Акт об отсутствии на рабочем месте

Дата и время составления: 21.05.2018, 17-15

Мною, начальником отдела контроля качества, Мраковым Н. С. составлен акт об отсутствии на рабочем месте контролера ОТК Купавкина Д. М. При составлении акта, присутствовали: контролер ОТК Мирный П. З. и швея 3 разряда Макарова В. С.

С 8-00 16.05.2018 по настоящий момент контролер ОТК Купавкин Д. М. отсутствует на рабочем месте. На связь со мной и другими сотрудниками не выходил, пояснения причин отсутствия не давал. Вместе с тем, со слов жены Купавкина Д. М. стало известно, что вечером 15.05.2018 Купавкин Д. М. был задержан нарядом полиции, за нахождение в нетрезвом виде в общественном месте. При задержании на него был составлен протокол о совершении хулиганских действий и применен административный арест на 15 суток.

В беседе с контролером Шинко А. В., жена Купавкина Д. М. пообещала предоставить копию документов о местонахождении Купавкина Д. М. в ближайшее время.

ПОДРОБНОСТИ:   Приспособление для разбортовки шин своими руками

Акт составлен в двух экземплярах. Первый экземпляр хранится в отделе кадров.

Второй экземпляр до вручения контролеру ОТК Купавкину Д. М. хранится у начальника отдела контроля качества Мракова Н. С.

Подписи: начальник ОТК Мраков Н. С.

Контролер ОТК Мирный П. З.

Швея 3 разряда Макарова В. С.

Свой экземпляр акта получил и с его содержанием ознакомлен Купавкин Д. М. (запись учиняется после появления на рабочем месте и передачи акта)

  1. Место составления: ОДО «Простоф», г. Краснодар

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Дата и время составления: 18.05.2018 10-14

Мною, начальником службы охраны ОДО «Простоф», Притиркиным Р. О., составлен акт об отсутствии на рабочем месте охранника Привалко В. С. При составлении акта, присутствовали охранник Медведев П. Р. и уборщица Винокрадова А. П.

Охранник Привалко В. С. отсутствовал на рабочем месте с 8-30 до 9-15 18.05.2018. Причину опоздания он пояснил в примечании к настоящему акту.

Акт составлен в двух экземплярах. Один экземпляр направлен для рассмотрения руководителю ОДО «Простоф», второй вручен охраннику Привалко В. С.

Подписи: начальник службы охраны Притиркин П. О.

Охранник Медведев П. Р.

Уборщица Винокрадова А. П.

С актом ознакомлен, свой экземпляр получил Привалко В. С.

Свое отсутствие на рабочем месте в течение 45 минут с момента начала смены, подтверждаю и поясняю дорожно-транспортным происшествием с моим автомобилем по дороге на работу. Копию протокола о ДТП, составленного сотрудником полиции, прилагаю к настоящему акту. Охранник Привалко В. С.

  1. Место составления: НПО «Квази», г. Москва

Дата и время составления: 18.06.2018, 8-15

Акт об отсутствии на рабочем месте продавца Нефедова К. М.

Составлен: директором магазина Прикуровым Л. Ч. в присутствии продавца Марусевой Д. Э. и кассира Феоладова А. П.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

17.06.2018 продавец Нефедов К. М. отсутствовал на рабочем месте в течение всей смены с 12-00 до 15.30. О причинах отсутствия уведомил меня Прикурова Л. Ч. сегодня 18.06.2018 начале смены. Основания для отсутствия, считаю недостаточно уважительными. Пояснительную записку продавец Нефедов должен предоставить не позднее 20.06.2018.

Акт составлен в трех экземплярах. Один экземпляр направлен на рассмотрение руководству НПО «Квази» для принятия решения о принятии мер дисциплинарной ответственности. Второй экземпляр хранится у директора магазина Прикурова Л. Ч., третий вручен продавцу Нефедову К. М.

Подписи: директор магазина Прикуров Л. Ч.

Акт об отсутствии на рабочем месте

Продавец Марусева Д. Э.

Кассир Феоладов А. П.

С актом ознакомлен, экземпляр получен Нефедов К. М.

Прошу предоставить мне для составления объяснительной записки время до 23.06.2018, так как мне необходимо съездить за справкой об отмене поезда Приорск — Москва в г. Приорск, а в ближайшие три дня мне необходимо присутствовать на рабочем месте и сделать это я не могу. Продавец Нефедов К. М.

Акт об отсутствии на рабочем месте необходим для дальнейшего привлечения провинившегося сотрудника к дисциплинарной ответственности. Он должен содержать описание самого инцидента и подписи как минимум двух сотрудников, подтверждающих фиксацию опоздания или прогула. Для его составления у нанимателя есть не более месяца, с момента обнаружения нарушения трудовой дисциплины.

После оформления акта ознакомьте сотрудника с приказом о взыскании

Акт об отсутствии работника на рабочем месте - образецhttps://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Работника привлекают к ответственности после этапа получения объяснений. Чтобы нарушитель не оспорил действия компании, не ставьте на акте и приказе о взыскании одинаковую дату. После того как работодатель составляет акт об отсутствии на работе, должно пройти время (период, в который сотрудник может обосновать свое отсутствие).

Образец приказа о дисциплинарном взыскании

Образец приказа о дисциплинарном взыскании

Отмечайте отсутствие сотрудника в табеле учета рабочего времени. Как и акт об отсутствии на рабочем месте, табель пригодится в суде в качестве доказательства (апелляционное определение Московского городского суда от 14.08.2017 по делу № 33-31600/2017). Если сотрудник не появляется на работе, направьте ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Интересное рядом
Adblock detector