Апостиль и легализация документов в России

Легализация или апостиль?

В мировой практике есть два основных способа удостоверения документов, подлежащих вывозу за рубеж – это консульская легализация и проставление апостиля.

В некоторых случая иностранные документы могут приниматься и без легализации, и без апостиля. Для этого необходима соответствующая договоренность между двумя государствами или сложившаяся практика взаимного приема документов без апостиля.

Легализация – это традиционная процедура удостоверения документов. Она включает в себя целую цепочку последовательных аутентификаций и завершается проставлением на документе легализационной надписи, совершаемой консульским учреждением страны назначения.

Вьетнам, Индонезия, Иран, Канада, Китай (кроме Гонконга и Макао), КНДР, Куба, Малайзия, ОАЭ, Саудовская Аравия, Сингапур, Таиланд, Туркменистан, практически все страны Африки (кроме Марокко, Туниса и ЮАР) и др. Обратите внимание, что требование консульской легализации может быть отменено международным договором между Россией и каким-либо из названных государств (напр., договором о правовой помощи).

Предположим, что необходима консульская легализация нотариальной копии российского документа. Для этого данный документ должен пройти, как правило, следующие стадии:

  1. оформление нотариальной копии документа у российского нотариуса;
  2. перевод документа на язык страны назначения и нотариальное свидетельствование подлинности подписи переводчика;
  3. удостоверение подлинности подписи нотариуса Минюстом России (в настоящее время – отделом по вопросам легализации и апостиля Департамента международного права и сотрудничества Минюста России). Если верность копии и подпись переводчика удостоверяли разные нотариусы, то удостоверяются подписи обоих этих нотариусов;
  4. заверение подписи должностного лица Минюста России в Консульском департаменте МИД России;
  5. совершение легализационной надписи консульским учреждением (или консульским отделом посольства) страны назначения в РФ.

Для некоторых стран, в зависимости от требований их законодательства, эта цепочка может варьироваться (содержать большее или меньшее количество звеньев).

Апостиль и легализация документов в России

Главный недостаток консульской легализации заключается, во-первых, в сложности и многоступенчатости ее процедуры, и во-вторых, в том, что документ легализуется для применения только в одной стране назначения. Для применения в иных странах легализация потребуется вновь – для каждой новой страны.

Согласно ст. 13 Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, действующей на территории подписавших ее стран, документы стран-участниц не требуют легализации.

К странам-участницам Конвенции относятся: Азербайджан, Армения, Белоруссия, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Россия, Таджикистан, Туркмения, Узбекистан, Украина.

Россия является страной-участницей этой Конвенции с 1994 года. Для данных государств легализация документов, выданных в России, путем проставления апостиля не требуется. Для использования российских документов на территории вышеперечисленных стран необходимо сделать их нотариально заверенный перевод.

Как выглядит апостиль?

Апостиль — стандартизированная форма с реквизитами для заполнения. Образец формы и реквизиты регламентированы Конвенцией. Способы проставления апостиля разнятся. В России пропечатывается прямоугольник, заверяемый печатью удостоверившего апостиль учреждения. В разных государствах могут использоваться сургучная печать, самоклеящиеся стикеры и другие варианты оформления апостиля. Различие форм и способов возможно, если не выходит за пределы допустимого Конвенцией.

Какие документы считаются «официальными» в РФ?

Поскольку апостиль проставляется только на официальных документах, часто возникает вопрос, какие именно документы считать официальными? Гаагская конференция (HCCH) рекомендует толковать категорию «официальных документов» широко.

В России перечень таких документов определен Федеральным законом «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» от 28 ноября 2015 г. № 330-ФЗ. К российским официальным документам закон относит документы, выданные в соответствии с законодательством РФ:

  • федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами;
  • федеральными судами, конституционными (уставными) судами и мировыми судьями субъектов РФ;
  • органами прокуратуры;
  • органами исполнительной власти субъектов РФ;
  • организациями, осуществляющими образовательную деятельность (данная формулировка, если следовать Федеральном закону «Об образовании в Российской Федерации», включает не только «образовательные организации» – университеты, академии и др., но и «организации, осуществляющие обучение» – т.е. юридические лица, имеющие лицензию на образовательную деятельность в качестве дополнительного вида деятельности);
  • органами местного самоуправления при осуществлении переданных им отдельных государственных полномочий;
  • государственными и муниципальными учреждениями;

а также:

  • документы, оформленные нотариусами РФ или иными лицами, имеющими право совершать нотариальные действия;
  • документы, выданные многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.

Апостиль из России

Апостиль не проставляется:

  • на документах, совершенных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями;
  • на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, в том числе в случаях, если указанные документы выполнены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами.

Последняя категория документов должна толковаться узко. К документам, «имеющим прямое отношение к коммерческой или таможенной операции», обычно относят контракты на поставку товаров или оказание услуг, счета и расчетный документы, таможенные декларации, сертификаты о происхождении товара и т.п.

Важно обратить внимание, что нотариальное удостоверение документа, который прямо относится к коммерческой операции (будь то удостоверение подлинности подписи на документе или верности его копии), как правило, не будет действенным способом допустить такой документ к апостилированию, поскольку компетентный орган устанавливает смысл документа независимо от наличия его нотариального удостоверения.

Апостиль ставится на следующие документы

  • Свидетельство о рождении, смерти, браке или разводе
  • Дипломы, Аттестаты, на любые документы об образовании и обучении и приложения к ним, выданные учреждениями образования
  • Решения суда
  • Нотариально заверенные копии документов / переводы
  • Другие нотариальные документы (завещания, доверенности и т.д.)
  • Выписки из торгового реестра, справки о налоговой регистрации

Перечень документов в общем виде определен самой Конвенцией — это официальные, административные, судебные, судебно-исполнительные документы, нотариальные акты и официальные пометки (регистрационные, визирующие, ненотариальное заверение подписи). Большее практическое значение имеет тот перечень, который определяется на уровне страны оформления документа и страны его представления.

В России апостилируются документы:

  • архивного характера происхождения: выписки, документы, копии из архивов;
  • об образовании: аттестаты, дипломы, свидетельства и т.п.;
  • нотариальные: удостоверенные нотариусом документы, их копии, переводы;
  • о регистрации актов гражданского состояния: свидетельство о рождении, смерти, браке, расторжении брака и т.д.;
  • уставные и регистрационные документы юрлиц: устав, свидетельство о регистрации, ИНН и прочие (только в нотариально заверенной копии);
  • документы, выданные судами, органами прокуратуры, МВД: решения судов, прокуратуры, справки о судимости (несудимости), реабилитации (дисквалификации);
  • другие официальные документы органов власти.

Органы, проставляющие апостиль

Компетентный орган, полномочный проставлять апостиль, зависит от вида и источника выдачи апостилируемого документа. В России апостиль проставляют:

  • на большинстве документов, в том числе нотариальных и судебных (кроме нижеперечисленных) – Министерство юстиции РФ (и его территориальные органы в субъектах РФ);
  • на справках о наличии/отсутствии судимости – МВД России (Главный информационно аналитический центр МВД России и Информационные центры ГУМВД (УМВД) России в субъектах РФ);
  • на документах о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, усыновлении и пр. – органы ЗАГС субъектов РФ;
  • на документах об образовании и ученых степенях – органы управления образованием субъектов РФ, которым делегированы данные федеральные полномочия (например, Департамент образования г. Москвы, Комитет по науке и высшей школе Правительства Санкт-Петербурга);
  • на архивных справках, выписках и копиях – Росархив или органы архивного дела субъектов РФ (в зависимости от уровня архива, выдавшего документ);
  • на архивных документах о военной службе – Министерство обороны РФ;
  • на документах, выданных органами прокуратуры – Генеральная прокуратура РФ.

Подача документов на проставление апостиля возможна либо путем непосредственного обращения в компетентный орган, либо, для некоторых категорий документов – через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг.

ПОДРОБНОСТИ:   Локальные акты по тк рф

Следует различать основания для отказа в приеме документов, необходимых для проставления апостиля и основания для отказа в проставлении апостиля. Перечислим эти основания для случаев, когда апостиль ставится Минюстом России (их перечень в обоих случаях исчерпывающий).

Основания для отказа в приеме документов на апостиль:

  • государство назначения не является участником Гаагской конвенции;
  • представлен не российский, а иностранный официальный документ (то есть документ, исходящий от органа, должностного лица, нотариуса или юридического лица иностранного государства);
  • орган, выдавший документ, сам уполномочен на проставление апостиля (например, МВД, орган ЗАГС);
  • на документе нет подписи и (или) печати уполномоченного лица;
  • в тексте документа есть исправления, не оговоренные лицом, подписавшим документ;
  • подписи и (или) печати не являются отчетливыми и не поддаются сравнению с образцами, имеющимися в Минюсте России или его территориальных органах;
  • листы документа не прошиты и (или) не пронумерованы.

Апостиль и легализация документов в России

Основания для отказа в проставлении апостиля:

  • документ является трудовой книжкой, военным билетом или удостоверением личности (формально они относятся к «личным документам, не подлежащим вывозу и пересылке за границу» согласно не отмененному до сих пор Закону СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу». При необходимости апостилирования таких документов используются их нотариальные копии;
  • с государством назначения Россией заключен договор, отменяющий требование любого вида легализации документов;
  • документ подписан неуполномоченным лицом;
  • подписи и (или) печати не соответствуют имеющимся образцам;
  • образец подписи и (или) печати отсутствует в Минюсте и у органа, выдавшего документ, и такой орган не подтвердил факт совершения данного документа;
  • документ совершен дипломатическим представительством или консульским учреждением;
  • документ имеет прямое отношение к коммерческой или таможенной операции;
  • судом принято решение об отмене нотариального действия либо признании документа недействительным (и такое решение вступило в законную силу).

Обращаясь за проставлением апостиля, например, в орган Минюста, следует иметь в виду территориальную привязку данной процедуры к месту выдачи документа. Территориальный орган Минюста России проставляет апостиль на документах только если эти документы исполнены в том субъекте РФ, на территории которого действует данный территориальный орган. Например, если документ был нотариально заверен в Рязанской области, вы не сможете поставить на него апостиль в ГУ МЮ РФ по Санкт-Петербургу.

При необходимости апостилирования документа в другом регионе, можно подать копию этого документа (в том числе копию с копии), заверенную нотариусом уже в данном регионе (в котором документ подается на апостиль).

Другой вариант – обращение непосредственно в Минюст России, а не в его территориальный орган в субъекте РФ. Однако в этом случае Минюст будет истребовать образец подписи, оттиска печати/штампа и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего документ. Срок проставления апостиля в этом случае может быть продлен до 30 рабочих дней.

Закон устанавливает срок проставления апостиля не более 5 рабочих дней со дня регистрации компетентным органом запроса заявителя.

В то же время, необходимо иметь в виду, что при проставлении апостиля должностное лицо должно сличить подпись и печать на документе с имеющимися образцами (наличие которых у компетентного органа предполагается).

Если компетентном органу потребуется направить запрос образца подписи, оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего документ, срок проставления апостиля может быть продлен до 30 рабочих дней.

В зависимости от документа, нуждающегося в апостилировании, в России право на его проставление есть у следующих госорганов:

  • Минюст и его территориальные филиалы;
  • Министерство обороны;
  • Федеральный архив и его уполномоченные органы в субъектах РФ;
  • Министерство образования и его региональные филиалы;
  • Органы ЗАГС;
  • Генеральная прокуратура и МВД.

Апостилированию подлежат:

  • документы об образовании – это могут быть дипломы, аттестаты и различные справки, личные дела студентов;
  • справки об отсутствии или наличии судимости;
  • документы, оформленные у нотариуса – согласия, договоры, завещания, доверенности, заявления и т.п.;
  • справки и/или свидетельства из ЗАГСа;
  • медицинские справки;
  • учредительные документы юридических лиц;
  • справки с работы;
  • справки и выписки из банка;
  • нотариальные копии различных документов, в том числе паспортов.

Документы ЗАГСа

Апостиль на документе из ЗАГСа можно поставить при наличии следующего перечня необходимых документов:

  • заявление;
  • оригинал документа, который будет апостилироваться;
  • паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность заявителя;
  • оплата госпошлины.

Апостиль на документе об образовании можно поставить при наличии следующего перечня документов:

  • заявление (нужно только при личной подаче);
  • документ о смене имени (при наличии), подойдет нотариальная копия этого документа либо копия с предъявлением оригинала;
  • паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ), также подойдет его нотариальная копия либо копия с предъявлением оригинала;
  • оригинал документа, который будет апостилироваться;
  • оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
  • если подача будет происходить через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). В отдельно взятых случаях, при необходимости дополнительной проверки, этот срок может увеличиться еще вплоть до 45 рабочих дней.

Апостиль на справке об отсутствии судимости в МВД можно поставить при наличии следующего перечня документов:

  • заявление;
  • оригинал документа, подлежащего апостилированию плюс его копия;
  • паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность заявителя;
  • оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
  • в случае подачи через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). В отдельно взятых случаях этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

Для того, чтобы проставить апостиль на архивном документе, понадобится:

  • заявление;
  • документы, подлежащего апостилированию (все надписи, подписи и оттиски печатей должны быть четко проставлены и хорошо читаемы);
  • оригинал паспорта заявителя при личном обращении (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность; если запрос будет отправляться по почте – копия документа;
  • оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
  • если подача будет происходить через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). Иногда для дополнительной проверки этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

Для того, чтобы удостоверить с помощью апостиля каких-либо других документов или различных нотариальных, понадобится:

  • письменный запрос;
  • документ, подлежащий удостоверению – оригинал либо копия, заверенная нотариусом;
  • оригинал паспорта заявителя при личном обращении (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность;
  • оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
  • в случае подачи через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 3 рабочих дней. В отдельных случаях этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

На какие документы ставится апостиль?

Апостиль оформляется исключительно в стране, где выдан документ, и тем органом, к компетенции которого национальным законодательством отнесено оформления апостиля на конкретном документе.

В России апостиль оформляют:

  • Министерство юстиции
  • Министерство обороны
  • Министерство образования
  • Росархив
  • Органы ЗАГС
  • Генпрокуратура РФ
  • МВД РФ

Важно: на многие документы проставить апостиль можно только на территории того региона, где был выдан документ.

Что апостилировать: оригинал или копию документа?

Это зависит в первую очередь от типа документа, который нужно апостилировать, а во-вторых, от требований той страны и той инстанции, где будет предъявлен апостилируемый документ. Где-то принимают только оригиналы, где-то можно предоставить и нотариальные копии. Документы, статус которых не допускает любых пометок (паспорт, водительские права и другие), апостилируют исключительно в нотариально удостоверенных копиях.

Иногда требуется двойное апостилирование: первоначально оригинала документа, затем —нотариально удостоверенного перевода на язык принимающей страны. Это редкость, но некоторые страны принимают только такую форму.

ПОДРОБНОСТИ:   Где припарковаться в пулково

В каких случаях не поставят апостиль в России?

У апостиля нет срока действия, но его может иметь документ. Поэтому апостиль действителен столько же, сколько действителен сам документ.

В настоящее время государственная пошлина за проставление апостиля составляет 2500 рублей за каждый документ (подпункт 48 пункта 1 статьи 333.33 НК РФ) и уплачивается до проставления апостиля.

  • Органы ЗАГС
  • Министерство юстиции РФ
  • Министерство внутренних дел РФ
  • Министерство обороны РФ
  • Органы архива РФ
  • Службы по надзору в сфере образования РФ

Проставление апостиля на документах подчиняется принципу территориальной и функциональной субординации. Это означает, что документы, выданные в одном регионе, могут быть заверены апостилем только в данном регионе. Документ, подтверждающий наличие образования, может быть заверен апостилем только в Министерстве образования, нотариальные документы – в Министерстве юстиции, а документы, подтверждающие акты гражданского состояния (свидетельства о рождении, регистрации и расторжении брака, смерти), – только в органах ЗАГС.

У нас вы можете заказать апостиль для выписок из Единого государственного реестра юридических лиц РФ или других документов.

В России апостиль представляет собой четырехугольный штемпель на русском языке, содержащий надпись „Convention de La Haye du 5 octobre 1961“. Штемпель содержит информацию о лице, чья подпись апостилирует документ, дату и идентификационный номер апостиля. Апостиль подписывается и подтверждается печатью органа, которым выполнено заверение.

Отказы

Существует ряд причин для отказа в проставлении апостиля:

  1. Непредставление исчерпывающего перечня документов в соответствии с регламентом, установленным органом обращение. Если документ представлен, но не соответствует требованиям – это приравнивается к его непредставлению.
  2. Документ был запрошен для страны, в которой апостиль не имеет силы.
  3. Неверный орган обращения.
  4. На документе отсутствует необходимая подписи должностного лица или оттиск печати, либо они разнятся с действующими записями актов гражданского состояния;
  5. Документ содержит механические исправление – дописки, подчистки, исправления, которые не были оговорены, имеет нечитаемые элементы подписи должностного лица или печати.

В ряде стран, с которыми Россия заключила договоры, требуется только нотариальный перевод документа на государственный язык страны, в которую он предоставляется. Это означает, что дополнительной легализации или апостилирования ему не нужно. Обязательный критерий – документ должен быть оформлен в надлежащем виде.

Страны, с которыми у России действует взаимное признание документов:

  • Австрия
  • Венесуэла
  • Австралия
  • Барбадос
  • Азербайджан
  • Белоруссия
  • Андорра
  • Нидерландские Антильские острова
  • Аруба
  • Армения
  • Багамы
  • Аргентина
  • Бермуды
  • Белиз
  • Американское Самоа
  • Болгария
  • Ботсвана
  • Грузия
  • Британская антарктическая территория
  • Американские Виргинские острова
  • Бруней
  • Антигуа и Барбуда
  • Великобритания
  • Бельгия
  • Маршалловы Острова
  • Британские Виргинские острова
  • Вануату
  • Босния и Герцеговина
  • Венгрия
  • Гваделупа
  • Французская Гвиана
  • Германия
  • Ирландия
  • Гондурас
  • Джерси
  • Гернси
  • Италия
  • Доминика
  • Гренада
  • Албания
  • Гибралтар
  • Гуам
  • Дания
  • Доминиканская Республика
  • Израиль
  • Индия
  • Латвия
  • Кипр
  • Греция
  • Испания
  • Малави
  • Кабо-Верде
  • Казахстан
  • Исландия
  • КНР
  • Каймановы острова
  • Макао
  • Гонконг
  • Колумбия
  • Мальта
  • Республика Корея
  • Острова Кука
  • Лихтенштейн
  • Сент-Винсент и Гренадины
  • Лесото
  • Либерия
  • Майотта
  • Люксембург
  • Маврикий
  • Сен-Пьер и Микелон
  • Швейцария
  • Македония
  • Мексика
  • Новая Каледония
  • Монтсеррат
  • Литва
  • Северные Марианские острова
  • Молдавия
  • Нидерланды
  • Монако
  • Остров Мэн
  • Намибия
  • Ниуэ
  • Норвегия
  • Россия
  • Панама
  • Сан-Марино
  • Перу
  • Монголия
  • Польша
  • Новая Зеландия
  • Сейшельские Острова
  • Пуэрто-Рико
  • Реюньон
  • Сент-Люсия
  • Румыния
  • Сальвадор
  • Португалия
  • Сан-Томе и Принсипи
  • Япония
  • США
  • Самоа
  • Свазиленд
  • Фиджи
  • Словакия
  • Словения
  • Сербия
  • Суринам
  • Тёркс и Кайкос
  • Тонга
  • Тринидад и Тобаго
  • Турция
  • Украина
  • Уоллис и Футуна
  • Остров Святой Елены
  • Фолклендские острова
  • Сент-Китс и Невис
  • Финляндия
  • Эквадор
  • Франция
  • Хорватия
  • Черногория
  • Чехия
  • Швеция
  • Французская Полинезия
  • Эстония
  • ЮАР

Консульская легализация действует для тех стран, где не признается апостиль. Она выступает его аналогом, но это более сложная и долгая процедура.

Легализация состоит из четырех последовательных ступеней заверения.

  1. Проставление удостоверения у нотариуса вместе с переводом документа, в присутствии переводчика с документом, удостоверяющим личность и квалификацию переводчика.
  2. Дальше этот документ удостоверяется в Минюсте.
  3. Потом документ из Минюста заверяется в Консульском департаменте МИД.
  4. Затем он передается в консульство страны, для которой проходил легализацию, и удостоверяется там.

Список стран, не признающих апостиль и требующих консульскую легализацию:

  • Абхазия
  • Ангола
  • Бангладеш
  • Габон
  • Бенин
  • Бутан
  • Ватикан
  • Джибути
  • Египет
  • Восточный Тимор (Тимор-Лесте)
  • Афганистан
  • Замбия
  • Гвинея
  • Гаити
  • Алжир
  • Гана
  • Зимбабве
  • Индонезия
  • Буркина-Фасо
  • Гамбия
  • Иордания
  • Ирак
  • Кот-д’Ивуар
  • Гайана
  • Иран
  • Йемен
  • Камбоджа
  • Гвинея-Биссау
  • Канада
  • Мали
  • Кирибати
  • Мавритания
  • Конго
  • Куба
  • Мадагаскар
  • Кувейт
  • Лаос
  • Китай (кроме Гонконга и Макао)
  • Ливан
  • Катар
  • Кения
  • Науру
  • Мальдивы
  • Мозамбик
  • Палестина
  • Коморские Острова
  • Мьянма
  • Сирия
  • Нигер
  • Непал
  • Микронезия
  • Нигерия
  • Палау
  • Руанда
  • Сенегал
  • Шри-Ланка
  • Сингапур
  • Туркменистан
  • Эфиопия
  • Соломоновы острова
  • Сомали
  • Таиланд
  • Ямайка
  • Тайвань
  • Папуа-Новая Гвинея
  • Тувалу
  • Уганда
  • Центральноафриканская Республика
  • Чад
  • Эритрея
  • Сьерра-Леоне
  • Южная Осетия
  • Того
  • Экваториальная Гвинея
  • Танзания
  • Южный Судан

Перед заверением документов всегда нужно уточнять в той организации, для которой требуется апостилированный документ, оригинал им нужен или копия. В одной и той же стране и городе, но в разных организациях могут быть разные требования к нужным документам. От их ответа следует исходить изначально.

В России существуют документы, на оригиналы которых поставить апостиль не получится: общегражданский паспорт, заграничный паспорт, водительские права, военный билет, трудовая книжка, пенсионная книжка, паспорт моряка и т.п. Если требуется апостиль одного из этих документов – следует ставить его на нотариально заверенную копию.

В ряде случаев нужно сделать апостилирование документов, не имеющих единого государственного образца – справка с работы, из банка, личное дело студента и т.п. Эти документы можно апостилировать только после того, как с них снята нотариальная копия. Она и подлежит удостоверению.

Если требуется заверить документ, но орган, к которому он относится, не имеет права на проставление апостиля, то в этом случае тоже нужно делать нотариальную копию и заверять ее. К таким документам относятся, к примеру: учредительные документы юрлиц, медицинские справки, свидетельства о праве собственности, справки о крещении.

Апостиль существенно упрощает бумажную волокиту и сокращает время оформления документов. Зная, что нужно сделать для его получения, процесс не составит труда.

Нужен ли апостиль российских документов для стран СНГ?

Апостилирование российских документов, направляемых в страны-члены СНГ, как правило, не требуется на основании Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 г. (далее – Минская конвенция). Ее участниками являются Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдова, Россия, Таджикистан, Туркмения, Узбекистан, Украина.

Апостиль и легализация документов в России

Статья 13 Минской конвенции обязывает названные государства принимать официальные документы из других договаривающихся государств без какого-либо специального удостоверения (в том числе – без апостиля). В таких случаях достаточно заверенного перевода документов на язык страны назначения.

Российские компетентные органы, руководствуясь Минской конвенцией либо аналогичными нормами двусторонних договоров о правовой помощи, правомерно отказывают в проставлении апостиля на документах, подлежащих вывозу в такие страны, исходя из того, что соответствующие иностранные органы обязаны принимать неапостилированные российские документы и наоборот.

Тем не менее, даже при наличии международных договоров, правоприменительная практика в отдельных странах может периодически отклоняться от предусмотренных ими норм, в результате чего граждане и компании договаривающихся стран могут сталкиваться с труднопреодолимыми препятствиями. Вот некоторые примеры.

Казахстан. Показательная ситуация в недавнем прошлом имела место в отношениях с Республикой Казахстан. Она касалась приема справок о налоговом резидентстве, выданных российскими налоговыми органами. Несмотря на участие Казахстана в Минской конвенции, казахстанские налоговые органы в одностороннем порядке изменили правоприменительную практику и настаивали на необходимости проставления апостиля на справках о подтверждении постоянного местопребывания в РФ для налоговых целей.

Для разрешения ситуации было заключено Соглашение в форме обмена нотами о порядке признания официальных документов, подтверждающих резидентство, выданных уполномоченными органами РФ и РК в рамках Конвенции между Правительством РФ и Правительством РК об устранении двойного налогообложения и предотвращения уклонения от уплаты налогов на доход и капитал (вступило в силу 29 ноября 2016 г.).

Апостиль и легализация документов в России

В нем страны прямо установили, что «документы, выданные уполномоченным органом государства одной Стороны и скрепленные его гербовой печатью, принимаются на территории государства другой Стороны без какого-либо специального удостоверения, в том числе апостилирования или консульской легализации. Такие документы, рассматриваемые на территории государства одной Стороны как официальные, пользуются на территории государства другой Стороны доказательной силой официальных документов». Соглашением также установлено, что данный порядок применяется к документам, выданным с 1 января 2011 года.

ПОДРОБНОСТИ:   Положительная характеристика с места жительства

Таким образом, на сегодняшний день любое требование со стороны компетентных органов Республики Казахстан о необходимости апостилирования российских справок о налоговом резидентстве, является неправомерным.

Украина. Компетентные органы России обязаны принимать украинские официальные документы без апостиля. Украинские органы, как и органы любых других стран-участниц Минской конвенции, также не вправе требовать наличия апостиля на документах, выданных в России. Тем не менее, на практике не исключены ситуации, когда государственные органы или коммерческие структуры какой-либо из стран могут неправомерно требовать апостиль на документах, выданных в другой стране.

Следует иметь в виду, что попытка апостилировать в России документы, подлежащие представлению в Украине, повлечет обоснованный отказ российских компетентных органов в проставлении апостиля со ссылкой на Минскую конвенцию. Обойти такую ситуацию, сообщив, что документ подлежит представлению в ином государстве, едва ли возможно, учитывая, что из содержания документа как правило будет явствовать, для какой страны он предназначен на самом деле (например, если к документу подшит нотариально заверенный перевод на украинский язык).

Грузия. Несмотря на то, что выход Грузии из СНГ в 2009 году повлек прекращение ее участия во многих договорах, заключенных ею в рамках СНГ, Грузия продолжает оставаться участником Минской конвенции 1993 г. В силу этого, официальный документ, выданный в России, по-прежнему не требует апостиля для предъявления на территории Грузии (и наоборот). В России апостиль на документы, предназначенные для Грузии, не ставится.

Сколько стоит оформление апостиля?

По российскому законодательству оформление апостиля — государственная услуга, которая предоставляется после уплаты пошлины. Сегодня ее размер составляет 2500 рублей. Дополнительные расходы, связанные с апостилем, могут включать затраты на услуги нотариуса и посредников. В роли последних обычно выступают бюро переводов, одновременно обеспечивающие перевод и оформление апостиля.

Самый простой и быстрый способ оформления апостиля — воспользоваться услугами бюро переводов. Преимущества — не нужно вникать в тонкости формальной стороны вопроса, искать, где и как сделать апостиль, ходить по инстанциям и ждать, дополнительно привлекать переводчиков. Необходимо только предоставить документ и поставить задачи, а через непродолжительное время получить на руки готовый результат.

Если есть двусторонний договор РФ о правовой помощи

Двусторонние договоры о правовой помощи также могут предусматривать правила о признании документов, выданных в одном государстве, действительными на территории другого государства без специального удостоверения (легализации, апостилирования). Такой порядок наиболее удобен для граждан и юридических лиц. Обычно он характерен для стран с исторически близкими правовыми системами или с высоким уровнем межгосударственных отношений.

Россия имеет несколько десятков двусторонних договоров о правовой помощи по гражданским делам, предусматривающих в том или ином объеме взаимное признание документов без специального удостоверения (Азербайджан, Албания, Аргентина, Болгария, Венгрия, Вьетнам, Греция, Грузия, Египет, Индия, Иран, Испания, Италия, Йемен, Кипр, КНР, КНДР, Куба, Кыргызстан, Латвия, Литва, Молдова, Монголия, Польша, Румыния, Тунис, Финляндия, Чехословакия (продолжает действовать в отношениях РФ с Чехией и Словакией), Эстония, Югославия (продолжает действовать в отношениях РФ с Черногорией, Македонией, Словенией, Боснией и Герцеговиной, Хорватией)).

Апостиль и легализация документов в России

Несмотря на то, что значительная часть из них была заключена ещё от имени СССР, такие договоры де-юре сохраняют свое действие как для России, так и для стран-правопреемников других договаривающихся стран. Однако они не всегда успевают за временем, и, оставаясь формально действующими, могут фактически не применяться (полностью или в какой-либо части) в связи с моральным устареванием и давно изменившимися обстоятельствами. Именно поэтому нельзя составить точный перечень стран, безусловно принимающих российские документы без апостиля.

Также следует иметь в виду, что договоры о правовой помощи, предусматривающие полное освобождение любых документов от легализации и апостилирования, являются скорее исключением. Напротив, во многих из них речь часто идет лишь о тех документах, которые выданы «компетентным органом» в значении конкретного договора, или даже только о документах, которые «предъявлены в связи с оказанием правовой помощи».

Таким образом, чтобы определить, может ли договор о правовой помощи реально облегчить для вас ситуацию с удостоверением документов, необходимо тщательно изучить сферу его действия в этой части (а именно – охват документов и степень их освобождения от необходимости удостоверения) и, что особенно важно, практику их применения в двусторонних отношениях с РФ последних лет (если таковая существует).

Апостиль на сертификат о налоговом резидентстве

Сама необходимость проставления апостиля на справки, выдаваемые российскими налоговыми органами и подтверждающими налоговое резидентство организации или физического лица для целей соглашений об избежании двойного налогообложения зависит от наличия:а) прямо предусмотренной двусторонним налоговым соглашением (либо протоколом к нему) нормы, освобождающей такие документы от апостилирования и легализации;

На сегодняшний день Минфин России исходит из того, что апостиль на сертификатах налогового резидентства иностранных компаний как правило не требуется. В письме от 26 июля 2016 г. № 03-08-13/43631 Минфин России специально отметил, что принятие сертификатов резидентства без апостиля, рекомендованное письмами Минфина России от 05.10.

2004 № 03-08-07, от 01.07.2009 № 03-08-13, а также сложившаяся многолетняя практика обоюдно принимать неапостилированные сертификаты, подтверждающие резидентство, представляют собой обычай, не противоречащий Гаагской конвенции. Договоры по вопросу отмены апостилирования не требуют ратификации, поскольку не содержат правила иные, чем предусмотренные законом, и не противоречат Гаагской конвенции.

Вместе с тем, прежде, чем направлять за рубеж неапостилированную справку о резидентстве РФ, рекомендуется уточнить, имеется ли в действующей редакции налогового соглашения (либо на межведомственном уровне) договоренность с данной страной о приеме документов без апостиля. Важно, чтобы такая договоренность была выражена именно для сферы налоговых правоотношений (наличие договора о правовой помощи по гражданским и/или уголовным делам, как правило, не будет иметь значение).

Если такой договорённости нет, иностранный адресат документа может отказать в его приеме. В обратной ситуации (при представлении в России сертификата о резидентстве иностранной компании) налоговый орган РФ может оспорить правомерность применения российской организацией льготных положений международного договора.

Следует отметить, что сертификат о налоговом резидентстве, выдаваемый получателем трансграничной выплаты (например, процентов по займу) источнику такой выплаты для целей применения соглашения об избежании двойного налогообложения, является официальным документом и не может рассматриваться как относящийся к коммерческой операции. Соответственно, отказ компетентного органа от его апостилирования на таком основании будет неправомерным.

Что касается органа, уполномоченного в России на проставление апостиля на справке из налоговой инспекции, Минфин России в своем письме от 24 августа 2018 г. № 03-05-06-03/60350 указал, что для этого необходимо обратиться в Минюст России и (или) в его территориальный орган.

Апостилирование электронных документов

Некоторые государства-участники Гаагской конвенции в настоящее время внедряют практику проставления электронных апостилей (e-Apostille) и ведения электронных реестров апостилей (с помощью которых получатель документа может верифицировать подлинность апостиля). Пока данная практика является добровольной опцией для договаривающихся государств.

Несмотря на активное внедрение электронного документооборота, апостилирование электронных официальных документов в России пока не предусмотрено. Однако, если равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу будет удостоверена нотариусом, такой бумажный документ может быть апостилирован в обычном порядке.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Интересное рядом
Adblock detector